BAB I
PENDAHULUAN
- PROFIL BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
- Identitas
Organisasi : Badan Penjaminan MutuUniversitas Muhammadiyah Aceh (BPM-UNMUHA)
Alamat : Jl. Muhammadiyah, No.91. batoh, Lueng Bata, Banda Aceh
Telepon : (0651) 21024
Faksimili : (0651) 21024
E-mail : bpm@unmuha.ac.id
Website : http://bpm.unmuha.ac.id
Nomor SK : 005/2009
Tanggal SK : 17 Muharram 1430 H/14 Januari 2009 M
Pejabat Penanda Tangan SK : Rektor Universitas Muhammadiyah Aceh
- Institusi
- Badan Penjaminan mutu
Badan Penjaminan mutu (BPM) adalah unit penunjang universitas yang bertugas (i) merencanakan, melaksanakan, memonitor, mengevaluasi, mengaudit, dan meningkatkan penjaminan mutu internal; (ii) melaksanakan persiapan akreditasi dan sertifikasi.
- Sarana dan Prasarana
BPM menempati bangunan Kantor Pusat Administrasi UNMUHA, lantai 2 sayap Utara dengan luas ruangan kurang lebih 42 m2. BPM memiliki 1 unit komputer, 1 LCD projector, 2 unit printer, 1 unit Sreen Proyektor dan 1 unit scanner. Mempunyai ruang rapat dan
- Sumber Daya Manusia
BPM memiliki 1 Sekretaris, 1 Bendahara, 2 kepala bidang, 1 staf, dan memiliki 12 orang auditor AMI dan juga 1 orang Asesor LAM – PT Kes.
- Program
Untuk mencapai Visinya, BPM-UNMUHA berkewajiban sbb.
- Menjamin pemenuhan Sistem Penjaminan Mutu Internal melalui kegiatan:
- penyusunan dokumen evaluasi diri,
- pelatihan dan peningkatan kompetensi Tim Auditor Internal
- pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI).
- Memantau dan mendorong program studi untuk terakreditasi BAN PT dengan nilai maksimal
- Memberikan layanan konsultasi dan pelatihan di bidang penjaminan mutu internal.
- Capaian (Achievement )
BPM-UNMUHA sebagai pelaksana Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) UNMUHA telah mengkoordinasikan sekali siklus SPMI UNMUHA, termasuk Audit Mutu Internal (AMI) pada semua program studi S-1 pada tahun 2016.
BPM-UNMUHA juga telah membantu UNMUHA dalam penyusunan portofolio akreditasi institusi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT). Setelah melalui tahap penilaian dokumen (desk assessment) dan penilaian lapangan (site assessment) pada akhir tahun 2015, BAN PT pada 10 April 2015 memutuskan Universitas Muhammadiyah Aceh terakreditasi.
- SEJARAH PELAKSANAAN DAN PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU
UNMUHA.
BPM-UNMUHA didirikan pada 17 Muharram 1430 H/14 Januari 2009 M dengan SK Rektor Nomor : 005/2009. Setelah ditetapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) maka Sesuai dengan SK pendiriannya, BPM-UNMUHA mengemban tugas untuk melakukan hal-hal sbb.
- Perencanaan dan pelaksanaan sistem jaminan mutu secara keseluruhan di Universitas Muhammadiyah Aceh.
- Pembuatan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem jaminan mutu.
- Pemantauan pelaksanaan sistem jaminan mutu.
- Auditing dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu.
- Pelaporan secara berkala pelaksanaan sistem jaminan mutu di Universitas Muhammadiyah Aceh kepada Rektor.
Pendirian BPM-UNMUHA diawali sebelumnya dengan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan peningkatan mutu pembelajaran,
Konsep Sistem Penjaminan Mutu – Perguruan Tinggi (SPM-PT) di UNMUHA telah disusun dan disosialisasikan kepada seluruh pimpinan, pengurus, dosen, mahasiswa, dan tenaga kependidikan di tingkat universitas dan fakultas pada tahun 2016. Dari hasil evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi konsep SPM-PT disusunlah dokumen akademik (yang berupa Kebijakan Akademik, Standar Akademik, dan draf Peraturan Akademik) dan dokumen mutu (yang berupa Manual Mutu dan Prosedur Mutu) di tingkat universitas dan fakultas, serta spesifikasi program studi. Keberhasilan penyusunan dokumen tersebut ialah adanya komitmen yang sangat kuat dari Pimpinan UNMUHA, dan dukungan tenaga dari para auditor internal UNMUHA yang telah mengikuti pelatihan SPM-PT dan Audit Mutu Internal (AMI) UNMUHA. Para auditor internal tersebut sekaligus menjadi motor penggerak pembentukan organisasi pelaksana SPM-PT UNMUHA di seluruh fakultas di lingkungan UNMUHA.
Kegiatan pelatihan SPM-PT dan AMI yang pertama dilaksanakan pada 18 – 19 Mei 2015, dengan ketua fasilitator DR. Sri Suyanta, MA. Berdasarkan pada kelengkapan dokumen dan telah tersusunnya semua perangkat organisasi SPM-PT UNMUHA, pada 19 Mei 2015 dilaksanakan Deklarasi Pelaksanaan Menyeluruh SPM-PT UNMUHA oleh Rektor.
BAB II
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN EKSTERNAL DI UNMUHA
- SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)
Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003 – 2010 menetapkan tiga kebijakan dasar pengembangan perguruan tinggi, yaitu nation’s competitiveness, autonomy, dan organizational health. Lulusan perguruan tinggi diharapkan memiliki kompetensi tinggi sehingga dapat memenangkan persaingan dengan lulusan perguruan tinggi, khususnya dari luar negeri. Kemandirian merupakan pendekatan terbaik untuk pengelolaan manajemen perguruan tinggi yang sangat kompleks. Kesehatan organisasi diwujudkan untuk mengembangkan kebebasan akademik, inovasi, kreativitas, dan knowledge sharing. Sistem penjaminan mutu merupakan sarana untuk mendorong terwujudnya tiga kebijakan di atas.
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan oleh perguruan tinggi untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi itu sendiri secara berkelanjutan. Kata mengawasi bermakna ‘perencanaan’, ‘pelaksanaan’, ‘pengendalian’, dan ‘pengembangan/ peningkatan’ standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan untuk kepuasan stakeholders.
Melalui BPM, UNMUHA merintis dan mengembangkan konsep sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi. Konsep tersebut meliputi definisi penjaminan mutu, siklus implementasi penjaminan mutu, organisasi, sistem dokumentasi, dan sumber daya manusia. Penjaminan mutu internal dilakukan untuk mencapai (i) kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan akademik, dan manual mutu akademik, (ii) kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap program studi, (iii) kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi, dan (iv) relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.
Lingkup peningkatan SPMI UNMUHA terlihat pada jenjang dan dalam penjaminan mutu. Sebelum tahun 2015 SPMI belum dilaksanakan. Sejak tahun 2016 SPMI dilaksanakan pada jenjang S-1, tahun 2017 dilaksanakan pada jenjang S-2. Dalam hal lingkup penjaminan mutu, sebelum tahun 2016 implementasi SPMI hanya pada lingkup kegiatan akademik (pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat), tetapi sejak tahun 2017 sudah memasukkan komponen nonakademik, yaitu sumber daya manusia, sarana prasarana, keuangan, manajemen, dll. Dengan perluasan lingkup ini, kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) berubah menjadi Audit Mutu Internal (AMI).
- SISTEM PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL (SPME)
Penjaminan mutu perguruan tinggi pada dasarnya merupakan tuntutan eksternal, terutama tuntutan akuntabilitas penyelenggaraan pendidikan tinggi kepada publik dalam hal menjaga kualitas. Tuntutan eksternal itu selalu meningkat sejalan dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat. Oleh karena itu, perguruan tinggi harus menyesuaikan kualitas produknya sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Standar internal perguruan tinggi harus selaras dengan standar eksternal. Standar tersebut diwadahi dalam sistem penjaminan mutu. Dengan demikian, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) harus selaras dengan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).
Universitas Muhammadiyah Aceh menerapkan standar SPMI melalui dokumen kebijakan akademik, standar akademik, dan peraturan akademik yang dibuat oleh Senat Akademik (SA). Secara ringkas, ketiga dokumen itu mengarahkan pengembangan UNMUHA pada Akreditasi. Untuk mencapai dua hal tersebut, harus diawali dengan pemenuhan standar nasional, yaitu Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT), baik program studi maupun institusi. Untuk itu, UNMUHA menempatkan kedua standar nasional tersebut sebagai standar minimal. Selain itu, UNMUHA juga memperhatikan peringkat perguruan tinggi yang dibuat oleh lembaga-lembaga internasional, misalnya Webometrics.
BAB III
IMPLEMENTASI SPMI
- INPUT DAN PROSES DALAM SPMI
- Penetapan Standar
- Sebagai suatu kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi. SPMI diadakan untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh PT secara berkelanjutan perlu standar yang ditetapkan oleh PT tersebut. Standar mutu atau standar merupakan hal-hal berikut ini.
- Pernyataan berisi kriteria untuk menetapkan dan atau mengevaluasi mutu program studi, dosen, lulusan, atau hasil layanan akademik yang lain.
- Pernyataan berisi jabaran/ rincian karakteristik dari kompetensi lulusan, kualifikasi dosen, atau hal lain yang menyangkut kualitas layanan akademik.
- Pernyataan berisi perintah untuk melakukan kegiatan yang dirumuskan atau dicita-citakan.
Standar dirumuskan berdasarkan peraturan perundang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, dan hasil studi pelacakan (jika diperlukan). Secara struktural pelaksanaan penetapan standar merupakan tanggung jawab Ketua Badan Penjaminan mutu (BPM).
- Kegiatan Penetapan Standar
- Ketua BPM bertugas pada hal-hal berikut ini.
- Memimpin rapat perencanaan penyusunan standar SPMI.
- Membentuk Tim Perencanaan dan Pelaksanaan Penyusunan Standar SPMI yang dipimpin langsung oleh Ketua BPM.
- Menjaring masukan dari rapat tentang butir-butir standar yang harus dirumuskan.
- Mendelegasikan kepada Tim Perencana dan Pelaksana Penyusunan Standar SPMI untuk melanjutkan proses perencanaan dan pelaksanaan penyusunan standar SPMI.
- Tim Perencana dan Pelaksana Penyusunan Standar SPMI bertugas sbb.
- Melakukan analisis kebutuhan standar untuk menentukan ruang lingkup, jenis, dan jumlah standar yang dibutuhkan, sebagai wujud dari tindak lanjut atas hasil evaluasi penerapan standar.
- Melakukan pemetaan komponen dan subkomponen standar sebagai dasar penyusunan standar mutu pada setiap subkomponen, dengan mendasarkan pada Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan standar yang sesuai dengan visi perguruan tinggi dan kebutuhan stakeholders.
- Mengumpulkan informasi yang berupa peraturan perundang- undangan yang terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil studi pelacakan, kebijakan pengembangan penjaminan mutu Ditjen Dikti, standar internal Universitas Muhammadiyah Aceh yang berlaku.
- Merumuskan standar mutu setiap subkomponen berdasarkan informasi yang terkumpul dengan mendasarkan pada visi perguruan tinggi dan kebutuhan stakeholders. Draf standar dianalisis dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan perguruan tinggi dibandingkan dengan standar yang telah ada ataupun benchmarking. Standar ditetapkan dengan cara meramu visi dengan kebutuhan stakeholders.
- Melakukan pengujian dan review draf standar dengan menjaring masukan dari seluruh sivitas akademika.
- Melakukan perumusan ulang berdasarkan masukan dari seluruh sivitas akademika.
- Memberikan draf standar SPMI kepada Ketua BPM.
- Ketua BPM bertugas sbb.
- Menerima draf standar SPMI untuk diperiksa dan disetujui.
- Mengirim draf standar SPMI ke Rektor untuk dibahas dan disahkan.
- Output Kegiatan
Output kegiatan berupa tersusunnya suatu standar mutu akademik yang disahkan SA sesuai dengan visi dan misi UNMUHA, sesuai dengan kebutuhan stakeholders, dan siap digunakan sebagai standar dalam pelaksanaan SPMI di Universitas Muhammadiyah Aceh.
- Pelaksanaan SPMI UNMUHA
Beberapa tahapan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal di UNMUHA, adalah sebagai berikut.
- Sosialisasi SPMI.
Tahapan awal dalam mengimplementasikan sistem penjaminan mutu perguruan tinggi di UNMUHA adalah sosialisasi. Pada tahap ini sangat penting untuk ditekankan dan dibangun kesadaran bersama tentang arti pentingnya pelaksanaan SPMI di UNMUHA. Kegiatan SPMI di samping merupakan amanat dari PP Nomor 9 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, juga secara moral lembaga pendidikan tinggi harus selalu menjaga dan meningkatkan mutunya agar lulusan yang dihasilkan selalu terjaga mutunya. Para pengguna lulusan (stakeholders) menjadi puas terhadap kinerja dan mutu lulusan UNMUHA.
- Pemantauan
Pemantauan merupakan usaha sistematis untuk memastikan apakah proses dilaksanakan berdasarkan rencana dan apakah hasil sesuai dengan target. Terkait dengan pemantauan pada pembahasan berikut, diungkapkan tentang tanggung jawab, wewenang, dan prosedur yang dilakukan di BPM UNMUHA. Pemantauan ini digunakan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan pelaksanaan keseluruhan SPMI.
Tanggung jawab dan wewenang ketua BPM, sekretaris, koordinator bidang, staf ahli dan staf terkait dengan pemantauan adalah: (1) melakukan pemantauan dan/atau pengukuran terhadap kinerja proses yang menjadi tanggung jawabnya,(2) melakukan pemantauan dan/atau pengukuran terhadap kinerja proses unit kerja yang ada di bawah kendalinya, dan (3) melakukan analisis dan tindakan perbaikan terhadap kinerja yang tidak sesuai rencana.
Rincian prosedur pemantauan oleh wewenang ketua BPM, sekretaris, koordinator bidang, staf ahli dan staf adalah: (1) memastikan setiap kegiatan dan/atau layanan direncanakan secara lengkap mencakup sasaran kegiatan/layanan yang akan dicapai dan metode yang diperlukan untuk memastikan tercapai sasaran, (2) melaksanakan setiap tahapan kegiatan/layanan sesuai dengan metode yang sudah ditetapkan, (3) melakukan pendataan dan/atau pemantauan terhadap pelaksanaan metode dan kinerja yang dicapai, termasuk kinerja yang ditunjukkan oleh bidang yang berada di bawah kendalinya, (4) melakukan pengukuran terhadap kinerja yang dicapai, termasuk kinerja yang ditunjukkan oleh bidang di bawah kendalinya, (5) melakukan analisis peningkatan/ penurunan terhadap hasil pemantauan dan pengukuran dengan menggunakan Formulir Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan, (6) menetapkan status terhadap kondisi layanan yang ada, (7) menetapkan rencana tindakan perbaikan terhadap layanan yang tidak mencapai hasil dengan menggunakan Formulir Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan, (8) mengajukan analisis dan action plan kepada Koordinator Bidang/Ketua BPM untuk mendapatkan persetujuan, khususnya yang berkaitan dengan ketersediaan sumber daya.
Analisis dan action plan oleh Staf Ahli diajukan ke koordinator bidang. Analisis dan action plan oleh staf administrasi diajukan ke Sekretaris BPM. Koordinator Bidang dan Sekretaris BPM melaksanakan tindakan perbaikan terhadap hasil layanan dan kinerja yang menjadi tanggung jawabnya, yang cenderung menyimpang. Selain itu, Koordinator Bidang dan Sekretaris BPM melakukan tinjauan terhadap hasil analisis dan action plan yang diajukan oleh Staf mencakup keakuratan rencana tindakan, waktu pelaksanaan, sumber daya yang diperlukan, dan target yang ingin dicapai. Bila ditemukan ketidaksesuaian, ketidaklengkapan, atau ketidakjelasan dikonfirmasikan kepada yang bersangkutan.
Staf ahli dan staf Administrasi : (1) menerima action plan yang sudah disetujui oleh Koordinator Bidang/Sekretaris BPM, (2) melaksanakan tindakan perbaikan, (3) melakukan koordinasi dengan Ketua BPM khususnya yang terkait dengan sumber daya, (4) melaporkan tindak lanjut analisis pemantauan pengukuran proses kepada Koordinator/Sekretaris BPM dengan tembusan ke Ketua BPM, dan (5) mendokumentasikan hasil tindak lanjut Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan untuk dijadikan bahan tinjauan manajemen.
Pemantauan Pelaksanaan SPMI merupakan usaha sistematis untuk memastikan proses SPMI yang dilaksanakan berdasarkan rencana dan hasilnya sesuai dengan target sebagai berikut: pemantauan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI).
Fakultas/ Prodi di lingkungan UNMUHA pada umumnya memiliki lembaga, unit, atau tim penjaminan mutu. Dibentuk dengan SK Dekan, Tugasnya, antara lain adalah melakukan pemantauan pelaksanaan penjaminan mutu. Pada saat pemantauan pelaksanaan perlu didukung oleh lembaga, unit, atau tim penjaminan mutu Fakultas/ Prodi. Pemantauan Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)
Pemantauan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) yang dimaksud adalah AMI pada jenjang fakultas dan jenjang prodi. Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) jenjang fakultas dilaksanakan setiap dua tahunan, sedangkan jenjang prodi setiap satu tahun.
Pemantauan dilakukan pada pertengahan waktu saat dilakukannya AMI oleh BPM UNMUHA. Waktu pemantauan sudah terjadwal pada saat perencanaan. Pada saat pemantauan yang dilakukan adalah (1) pencatatan Fakultas/ Prodi yang sudah diaudit, sedang diaudit, atau belum diaudit, (2) mencari penyebab dan mencari solusi Fakultas/ Prodi yang belum diaudit, dan (3) mengkoordinasikan antara pihak Fakultas/ Prodi dan auditor. Pada saat pemantauan, tim SPMI menyelenggarakan rapat koordinasi dengan para Auditor secara rutin untuk memonitor pelaksanaan AMI. Pada saat rapat koordinasi, para Auditor melaporkan pelaksanaan AMI yang sedang dilakukan, hambatan, dan rencana selanjutnya. BPM UNMUHA juga memantau kinerja auditor dalam melaksanakan AMI. Pada saat pemantauan, hambatan yang dialami oleh auditor adalah adanya prodi-prodi yang belum menyelesaikan tanggapan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) sesuai dengan yang dijadwalkan sehingga hal ini menyulitkan auditor untuk menyusun laporan. BPM melakukan pemantauan kepada prodi dan auditor agar pelaksanaan AMI berjalan sesuai dengan jadwal. Komunikasi antara BPM, auditor, dan prodi pada saat pemantauan dapat dilakukan melalui sms, telepon, atau e-mail. BPM memiliki daftar ceklis pemantauan visitasi dan laporan. Salah satu kegiatan pemantauan di Fakultas adalah rapat koordinasi antara BPM, wakil dekan, dan tim auditor.
- Evaluasi Diri
Evaluasi diri dapat dilaksanakan oleh unit pelaksanaan akademik di tingkat program studi maupun tingkat fakultas. Evaluasi diri tingkat program studi dilaksanakan setiap satu tahun, sedangkan untuk tingkat fakultas setiap dua tahun sekali. BPM UNMUHA selalu mengembangkan dan memonitor sistem penjaminan mutu akademik dengan cara mengembangkan instrumen Berupa Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) dan evaluasi diri fakultas (EDF).
Evaluasi Diri Program Studi diyakini sebagai cara yang tepat untuk meningkatkan kualitas akademik dari program studi. Untuk membantu program studi mempersiapkan pertanyaan evaluasi diri, menjawabnya, dan menilai kondisi program studi, pada tahun 2015 BPM telah menyusun Instrumen Evaluasi Kinerja Program Studi. Instrumen ini disusun terutama untuk mengevaluasi proses pembelajaran dan telah digunakan dalam satu siklus audit mutu akademik internal pada tahun 2016.
Untuk tahun 2017, instrumen evaluasi kinerja prodi tersebut telah disempurnakan dan diberi nama baru yaitu Instrumen Evaluasi Diri Program Studi. Instrumen yang baru ini telah disempurnakan dengan mempertimbangkan Standar Akademik Universitas Muhammadiyah Aceh yang telah disahkan oleh Rektor.
Dengan mempertimbangkan Standar Akademik UNMUHA, telah ditambahkan pertanyaan-pertanyaan yang mengevaluasi Standar Visi-Misi, Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Selain itu, instrumen yang baru ini telah juga dilengkapi dengan pertanyaan yang memenuhi Standar Nasional Pendidikan sehingga mencakup seluruh 24 Standar Nasional Pendidikan yang terdapat dalam Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012.
Instrumen Evaluasi Diri Prodi 2010 ini terdiri atas 18 komponen, yaitu:
- Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Serta Strategi Pencapaian
- Bidang kemahasiswaaan
- Sumber Daya manusia
- Kurikulum
- Sarana dan Prasarana
- Keuangan
- Tata Pamong dan Kepemimpinan
- Sistem Pengelolaan
- Sistem Pembelajaran
- Suasana Akademik
- Sistem informasi
- Penjaminan Mutu
- Lulusan
- Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, penerbitan dan kerja sama
Instrumen evaluasi ini diisi bersama oleh pengurus jurusan/ prodi, tim penjaminan mutu, dan dosen. Dalam memberikan penilaian pada evaluasi diri diberikan petunjuk seperti terlihat pada Lampiran 1 (Petunjuk Penilaian pada Evaluasi Diri)
kerja Tim Evaluasi Kinerja Prodi UNMUHA yang telah disempurnakan dengan masukan dari fakultas-fakultas. Instrumen evaluasi diri ini terdiri dari 24 standar sesuai dengan UU No 44 tahun 2016.
Sampai dengan tahun 2017 ini, evaluasi diri program studi dikembangkan berbasis standar BAN PT terbaru yang terdiri dari 7 kriteria utama, meliputi hal-hal berikut ini.
- Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi.
- Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan dan penjaminan mutu.
- Mahasiswa dan lulusan.
- Sumber daya manusia.
- Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik.
- Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi.
- Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerja sama.
Demikian perjalanan pengembangan instrumen evaluasi diri program studi yang telah disusun oleh BPM UNMUHA.
- OUTPUT DALAM SPMI
Pendidikan pada suatu institusi pendidikan tinggi sering kali dihadapkan pada permasalahan tentang kualitas pendidikan. Terkandung suatu pertanyaan bagaimana memberikan kepuasan kepada komponen internal maupun eksternal. Komponen internal yang dimaksud meliputi dosen, tenaga kependidikan, mahasiswa, orang tua mahasiswa, dan organisasi institusi, sedang komponen eksternal adalah pengguna lulusan. Permasalahan lain yang juga seringkali muncul adalah relevansi antara kompetensi lulusan dan kebutuhan pasar. Relevansi yang rendah akan berdampak pada rendahnya serapan lulusan.
Untuk mengantisipasi beberapa permasalahan yang sering kali muncul maka perlu dilihat kembali potensi lulusan yang tersebar di dunia kerja maupun yang belum sehingga persoalan inti dapat segera dipecahkan. Informasi akurat dapat dilaksanakan dengan melaksanakan kegiatan tracer study. Melalui tracer study dapat diidentifikasi, diketahui, dan dipenuhi hal-hal berikut ini:
- Identifikasi profil kompetensi dan ketrampilan lulusan.
- Relevansi pelaksanaan kurikulum dan kebutuhan pasar kerja.
- Tingkat kesesuaian kompetensi prodi dan jenis aktifitas dalam pekerjaan.
- Sinyal dunia kerja dan kompetensi yang dibutuhkan oleh masyarakat pengguna lulusan.
- Kriteria akreditasi/ sertifikasi (BAN PT).
- Persyaratan grant untuk institusi (PHKI).
Pada penyelenggaraan pendidikan, tracer study dapat memberikan manfaat sebagai berikut:
- Strategi pengembangan kurikulum yang relevan dengan kebutuhan pasar.
- Strategi peningkatan proses pembelajaran.
- Penyediaan informasi tentang kebutuhan lapangan kerja.
- Peningkatan kinerja pengelola institusi.
- Peningkatan capaian kriteria optimal dalam akreditasi dan sertifikasi.
- Peningkatan kemungkinan mendapatkan grand.
Dengan melihat kebutuhan dan untuk menunjang pengembangan prodi yang ada di UNMUHA maka pada tahun 2016 BPM mengagendakan untuk menyusun instrumen tracer study dan buku panduan pelaksanaan tracer study. Dalam pelaksanaannya, BPM membentuk tim Focus Group Discussion (FGD) yang beranggotakan perwakilan dari setiap jurusan yang ada di UNMUHA. Program kerja tim FGD dibagi menjadi beberapa tahap berikut ini.
- Penyusunan instrumen tracer study
- Penyusunan buku panduan tracer study
- Uji coba instrumen tracer study dan buku panduan tracer study
- Evaluasi instrumen dan buku panduan tracer study
- Finalisasi instrumen dan buku panduan tracer study
- Publikasi instrumen dan buku panduan tracer study.
- Penyusunan Instrumen Tracer Study
Tahapan penyusunan konsep dan instrumen tracer study dibagi menjadi beberapa langkah dengan rincian sebagi berikut (1) pembentukan tim (2) penentuan tujuan (3) penentuan komponen informasi (4) penentuan target populasi (5) penentuan metode pengumpulan data (6) penyusunan instrumen.
- Pembentukan TIM
Dalam hal penyusunan instrumen trace study di UNMUHA, tim yang dibentuk merupakan tim FGD Tracer Study yang salah satu tugasnya adalah menyusun instrumen tracer study. Beberapa hal yang dipertimbangkan dalam pembentukan tim adalah sbb.
- Anggota tim mewakili variasi bidang/klaster keilmuan/ jurusan/ program studi/ KBK/ laboratorium sesuai dengan lingkup alumni yang akan disurvei.
- Anggota tim mempunyai pengetahuan, pemahaman, dan komitmen dalam pengembangan program.
- Setiap anggota mempunyai deskripsi pekerjaan yang jelas.
- Jumlah anggota secukupnya untuk capaian efisiensi dan efektivitas pekerjaan.
- Penentuan Tujuan
Sebagai langkah awal dalam penyusunan instrumen tracer study perlu ditentukan tujuan. Beberapa tujuan suatu perguruan tinggi dalam melaksanakan tracer study adalah sbb.
- Mendapat informasi untuk pengembangan PT.
- Evaluasi relevansi PT/fakultas/jurusan.
- Proses akreditasi/pengajuan grand pengembangan PT/ fakultas/prodi.
- Memberikan informasi ke stakeholders (mahasiswa, orang tua, dosen, dan tenaga kependidikan).
- Penentuan Komponen Informasi
yang Akan Diinginkan/Ditanyakan Dalam tahapan perencaaan/ desain instrumen, tim merumuskan fokus/ komponen informasi yang akan digali dalam survei. Misalnya, tujuan tracer study adalah untuk keperluan akreditasi, maka komponen-komponen yang ditanyakan dalam borang akreditasi harus ada dalam instrumen tracer study. Secara garis besar komponen informasi yang akan digali dapat dikelompokkan sebagai berikut.
- Identitas responden
- Data sosio-biografi
- Program studi
- Proses pembelajaran
- Proses mencari pekerjaan
- Aktivitas, pekerjaan, dan tempat kerja
- Orientasi kerja dan kepuasan kerja
- Relevansi kurikulum/kompetensi dan pekerjaannya
- Pendidikan dan pelatihan tambahan
- Penentuan Target Populasi dan Sampel
Berdasarkan tujuan tracer study, selanjutnya ditentukan target populasi dan sampel yang akan disasar. Hal-hal yang diperhatikan dalam penentuan populasi dan jumlah sampel adalah ketersediaan sumber daya dalam hal ini biaya, waktu, dan tenaga. Misalnya untuk keperluan peninjauan ulang kurikulum, diperlukan populasi lulusan yang merupakan produk implementasi kurikulum terkait.
Berdasarkan populasi yang telah ditetapkan, pengambilan sampel dapat dilakukan berdasar teknik, antara lain, pengambilan sampel secara acak (random sampling), stratifikasi (stratified random sampling), dan pengelompokan (cluster random sampling). Selain itu, sering dilakukan pengambilan sampel secara stratifikasi digabung dengan penentuan secara kuota, atau pengelompokan dan kuota. Ukuran sampel agar mempertimbangkan ukuran dan karakter populasi.
Pengambilan sampel secara acak dapat dikerjakan dengan membuat daftar alumni dan pengguna lulusan, kemudian diambil sampel secara acak. Salah satu kendalanya adalah ketidakhomogenan populasi dan penyebaran tempat alumni, yang menyebabkan metode ini kurang banyak digunakan.
Dalam pengambilan sampel secara stratifikasi, populasi distratifikasikan menjadi kelompok yang lebih homogen. Pengelompokan populasi menjadi kelompok dengan pertimbangan tertentu seperti berikut ini.
- Berdasarkan wilayah, misalnya Kawasan Barat (meulaboh, nagan raya, Aceh jaya, Calang dsb), Kawasan Tengah (takengon, Bener meriah, dsb) Kawasan Timur (Langsa, Idi dsb) dan sebagainya.
- Berdasarkan tempat kerja, misalnya yang bekerja di instansi pemerintah, swasta, wirausaha, dan lainnya.
- Berdasarkan bidang ilmu, yakni kelompok teknik, kesehatan, Hukum dan sebagainya. Jika jumlah pengelompokan populasi banyak, pengambilan sampel dilakukan dengan metode Dalam hal ini populasi dikelompokkan sesuai homogenitasnya, selanjutnya dilakukan sampling bertingkat acak kelompok yang terpilih.
- Penentuan Metode Pengumpulan
Setelah mengetahui komponen informasi yang diinginkan dan target populasi/ sampelnya, selanjutnya menentukan metode pengumpulan dan analisis datanya. Metode pengumpulan data yang lazim digunakan adalah metode survei dengan menggunakan kuisioner sebagai instrumennya. Penyebaran kuesioner dapat melalui berbagai macam cara, antara lain menggunakan jasa pos, melalui e-mail, melalui website, malalui telepon, mengumpulkan atau mendatangi responden, serta kombinasi metode tersebut.
- Penyusunan Instrumen
Dalam menyusun dan mengembangkan materi kuesioner/ instrumen perlu dipertimbangkan kelengkapan (comprehensiveness), kejelasan (clarity), dan relevansinya dengan tujuan untuk efisiensi. Dalam mendesain bentuk kuesioner, beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah sbb.
- pertanyaan terbuka dan/atau tertutup
- layout dan cakupan kuesioner
- variabel, code dan nilai (values)
- penskalaan jawaban dan tingkat pengukurannya.
Hasil dari tahapan kegiatan ini berupa draf instrumen tracer study.
- Penyusunan Buku Panduan Tracer Study
Langkah-langkah yang telah dilakukan oleh tim dalam menyusun draf instrumen tracer study kemudian dielaborasi dan dikembangkan menjadi sebuah buku yang diberi judul Buku Panduan Pelaksanaan Tracer Study. Penyusunan buku panduan tracer study dilakukan dengan cara pembagian tugas. Setiap anggota tim bertanggung jawab pada salah satu bab buku kemudian dilakukan diskusi mingguan oleh seluruh anggota tim untuk membahas hasil tulisan setiap anggota tim. Isi buku panduan tracer study mengacu pada langkah-langkah yang telah dilakukan. Secara rinci isi buku panduan tracer study adalah sebagai berikut.
- Pendahuluan
1.1 Latar belakang
1.2 Tujuan
1.3 Manfaat
- Penyusunan instrumen
2.1 Perumusan konsep (evaluasi program, persyaratan akreditasi/ sertifikasi)
2.2 Penyusunan instrumen survei
2.3 Uji coba instrumen
2.4 Finalisasi instrumen
- Pengumpulan data di lapangan (target sasaran kegiatan):
3.1 Basis wilayah tempat kerja
3.2 Basis instansi kerja
3.3 Basis latar belakang program studi
3.4 Basis tahun masuk
3.5 Basis pengguna lulusan
- Analisis data
4.1 Model analisis deskriptif statistik : mean, variant, STD
4.2 Model analisis regresi
4.3 Model analisis cohort
4.4 Model analisis SWOT
4.5 Fishbone analysis
4.6 Event history analysis
- Penyusunan rekomendasi
5.1 Rekomendasi untuk perbaikan program
5.2 Rekomendasi untuk persyaratan sertifikasi/ akreditasi
5.3 Rekomendasi pengembangan jejaring kerja sama
- Lampiran
6.1 Prosedur mutu pelaksanaan Tracer study di UNMUHA
6.2 Contoh instrumen tracer study
6.3 Contoh luaran tracer study
- Uji Coba Instrumen
Setelah draf Instrumen Tracer Study dan Buku Panduan Pelaksanaan Tracer Study selesai disusun, dilakukan uji coba untuk mengetahui tingkat kesulitan, validitas, dan reliabilitasnya. Uji coba yang dilakukan meliputi uji coba terhadap program studi yang akan memanfaatkan hasil tracer study dan uji coba terhadap alumni secara langsung. Uji coba terhadap program studi diterapkan pada perwakilan klaster. Setiap klaster diwakili satu atau dua program studi jenjang S-1 dengan perincian sebagai berikut.
- Klaster Teknik diwakili oleh Program Studi Teknik Sipil dan Teknik Arsitektur
- Klaster Kesehatan diwakili oleh Program Studi Ilmu kesehatan Masyarakat dan Magister Kesehatan Masyarakat
- Klaster Pendidikan diwakili oleh seluruh tadris pada Fakultas Agama Islam
- Klaster Ekonomi diwakili oleh Program Studi Ekonomi manajemen dan Akuntansi
Hasil uji coba menunjukkan bahwa masukan yang diberikan bersifat positif. Masukan lain yang dapat dihimpun, antara lain, adalah pertanyaan terlalu banyak, beberapa pertanyaan tidak perlu ditanyakan, identitas responden sebaiknya tidak dicantumkan.
Masukan dari para alumni ini pun sebagian besar bersifat positif. Masukan yang dapat dihimpun dari uji coba ini, antara lain, perlu ada penambahan beberapa pertanyaan yang dianggap penting. Hasil uji coba ini dipergunakan untuk menyempurnakan draf Instrumen Tracer Study untuk alumni dan draf Buku Panduan Pelaksanaan Tracer Study untuk alumni Program Studi S-1.
- Evaluasi Instrumen dan Buku Panduan Tracer Study
Hasil uji coba instrumen dan buku panduan tracer study dipergunakan tim untuk menyempurnakan instrumen dan buku panduan tracer study. Penyempurnaan dokumen tracer study dilakukan dengan metode rapat mingguan seluruh anggota tim.
- Finalisasi Instrumen
Setelah evaluasi hasil uji coba dilakukan, untuk mencermati dan menyempurnakan instrumen tracer study diselenggarakan workshop yang melibatkan tim tracer study dan wakil program studi terkait. Luaran dari workshop berupa instrumen dan buku panduan tracer study yang sudah siap untuk dipublikasikan.
- Publikasi Instrumen dan Buku Panduan Tracer Study
Pubilkasi instrumen dan buku panduan tracer study dilakukan dengan cara mencetak dua macam dokumen tersebut menjadi buku. Untuk tahap awal buku yang dicetak sebanyak pengguna, yaitu sejumlah program studi yang ada di UNMUHA. Instrumen Tracer Study ini akan dipergunakan secara serentak di semua program studi S-1 pada tahun 2012.
- AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
AMI adalah salah satu tahapan yang sangat penting dalam SPMI di Universitas Muhammadiyah Aceh. Pada AMI, hasil evaluasi diri prodi/fakultas diuji secara sistematik dan mandiri untuk menetapkan bahwa implementasi kegiatan sesuai dengan rencana/dokumen/standar dan dilakukan secara efektif dengan tujuan peningkatan mutu yang berkelanjutan.
Peristilahan AMI di UNMUHA mulai digunakan tahun 2015, yang sebelumnya adalah memakai balance Scorecard. Perubahan peristilahan ini terkait dengan cakupan audit yang lebih komprehensif, tetapi juga meliputi berbagai bidang, di antaranya sarana dan prasarana, sumber daya manusia, pengelolaan, sistem informasi, dan keuangan. Meskipun demikian, fokus utamanya adalah tetap bidang akademik sesuai dengan kegiatan utama perguruan tinggi. Dalam implementasi AMI di UNMUHA, beberapa hal perlu diperhatikan di antaranya pihak-pihak terkait, siklus AMI, tingkatan AMI, dan pengelolaan AMI.
- Pihak-pihak terkait implementasi AMI.
Pihak-pihak utama dari implementasi AMI adalah (1) manajemen yang secara teknis diwakili oleh Bidang Audit Mutu Badan Penjaminan Mutu, (2) Pihak yang diaudit, dan (3) auditor. Ketiga pihak ini saling terkait erat dan saling memengaruhi kelancaran implementasi AMI sehingga koordinasi yang baik dan sistematik sangat diperlukan.
- Manajemen adalah pimpinan puncak organisasi yang meminta dilakukan audit terhadap unit di bawah kendalinya. Pada pelaksanaannya Manajemen menunjuk seorang sebagai koordinator pelaksana kegiatan AMI dalam hal ini adalah BPM
- Teraudit adalah komponen pimpinan beserta seluruh sivitas akademika unit yang diaudit
- Tim Auditor adalah kelompok, minimal 2 orang, dengan kompetensi melakukan audit yang ditunjuk dengan SK penugasan dari manajemen untuk melakukan pengecekan secara sistematik terhadap unit teraudit.
- Pelaksanaan Audit Internal
Pelaksanaan AMI oleh BPM Pada audit ini yang bertindak sebagai manajemen adalah dekan dengan terauditnya adalah Fakultas beserta prodi dan dilaksanakan setiap 2 kali dalam 1 tahun. Tahapan kegiatan AMI prodi beserta periode waktunya dalam satu kesatuan implementasi kegiatan SPMI. Pelaksanaan AMI dikoordinasi dengan GJM (Gugus Jaminan Mutu). Tahapan pertama dari SPMI Fakultas adalah penetapan rencana/standar yang dilakukan pada periode Agustus-September (awal tahun ajaran) sehingga bisa diimplementasikan pada kegiatan akademik tahun berjalan yang merupakan tahapan selanjutnya. Selama periode yang sudah ditetapkan/dijadwalkan selama pelaksanaan kegiatan akademik perlu dilakukan monitoring. Penetapan jadwal monitoring perlu memperhatikan periode pelaksanaan kegiatan akademik. Sebagai contoh, untuk kegiatan belajar-mengajar yang terdiri dari 2 semester dengan masing-masing semester 6 bulan, perlu dimonitor minimal 2 kali dalam satu semester, yaitu sebelum kegiatan evaluasi tengah semester dan akhir semester. Pelaksanaan monitoring bisa dilakukan/diawali melalui rapat koordinasi di tingkat tim kegiatan semester (TKS)/ tingkat laboratorium/ kelompok bidang keahlian yang mendiskusikan implementasi proses belajar-mengajar berdasarkan rekaman hasil kegiatan, di antaranya berita acara kuliah. Pada rapat ini dilakukan evaluasi dan dilanjutkan kepada koordinator TK2A dan pengurus prodi untuk ditindaklanjuti jika ditemukan penyimpangan/ kekurangan. AMI prodi terutama terfokus pada penilaian keterlaksanaan dan efektivitas pelaksanaan kegiatan akademik dengan dukungan unsur penunjang SDM, sarana-prasarana, dana, dan pengelolaan prodi. Kegiatan AMI Prodi berlangsung pada saat periode liburan semester yaitu Juni – Juli dengan berbagai pertimbangan, antara lain ketersediaan waktu auditor dan teraudit. Terdapat kelemahan pelaksanaan AMI pada periode ini yaitu auditor tidak bisa melakukan pengecekan implementasi perkuliahan/praktikum. Hal ini dapat disiasati dengan melihat rekaman/berita acara pelaksanaan perkuliahan/ praktikum. Temuan hasil AMI selanjutnya dirumuskan/ditindaklanjuti pada RTM sesuai dengan tingkat kesulitan dan waktu yang diperlukan pada periode Juli – Agustus. Temuan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat bisa langsung diselesaikan pada periode tersebut. Temuan yang memerlukan perencanaan/perubahan anggaran keuangan dapat hanya sampai pada tahapan perencanaan yang berupa jenis/tahapan kegiatan, rencana waktu penyelesaian dan penanggung jawab. Hasil rumusan/tindakan koreksi mengarahkan pada peningkatan mutu melalui penetapan standar/perencanaan baru pada tahapan selanjutnya.
- Siklus AMI
Secara garis besar tahapan AMI terdiri dari perencanaan/persiapan, pelaksanaan dan pelaporan.
Gambar 2. Siklus AMI
Secara detail pelaksanaan AMI ini terdiri dari 10 langkah:
- Perencanaan AMI diawali oleh manajemen institusi menetapkan kebijakan AMI.
- Kebijakan tersebut direalisasikan/diimplementasikan, salah satunya melalui penunjukan seorang ketua Audit Mutu Internal sebagai koodinator pelaksana kegiatan AMI melalui SK rektor. Dan harrus seorang auditor
- Bidang Audit melakukan perencanaan lanjut dengan membuat tujuan dan lingkup AMI, yang dikonsultasikan dan disetujui oleh Pimpinan Universitas. Dalam rangka membuat keseragaman/ standardisasi di lingkungan UNMUHA, beberapa tujuan dan lingkup AMI sudah ditetapkan oleh universitas. Tujuan AMI adalah hal-hal yang ingin dicapai/diukur melalui kegiatan AMI; sebagai contoh: peningkatan mutu di dalam proses pembelajaran. Lingkup AMI adalah sejumlah kegiatan serta objek dalam organisasi yang akan dicek secara sistematik dan mandiri dalam rangka mencapai tujuan audit; contoh: lingkup kurikulum dan pembelajaran, penelitian. Tujuan dan lingkup AMI setiap periode AMI dapat berubah, seiring dengan perubahan kebijakan AMI dan fokus/skala prioritas universitas/unit. Untuk mendukung prodi dan dalam rangka peningkatan mutu berkelanjutan, tujuan dan lingkup audit dimulai dari hal yang paling mendasar kemudian ditingkatkan untuk setiap periode AMI. Peningkatan lingkup AMI misalnya dimulai dari ketersediaan dokumen; periode AMI ke-2 implementasi dokumen, periode AMI ke-3 monitoring dan evaluasi implementasi dokumen dan seterusnya yang senantiasa meningkat.
- Bidang Audit membentuk tim auditor yang berasal dari kelompok auditor, yang terdiri dari 2 auditor untuk setiap prodi. Auditor yang ditunjuk tidak boleh terlibat dalam kegiatan prodi untuk menjaga independensinya. Disarankan anggota tim merupakan kombinasi yang baik antara auditor senior dan yunior. Salah satu anggota tim berasal luar unit dalam klaster yang sama. Peran dan tanggung jawab auditor adalah:
– mengaudit sesuai lingkup audit,
– melaksanakan tugas secara obyektif,
– mengumpulkan dan menganalisis bukti,
– melaksanakan tugas sesuai kode etik, dan
– menjelaskan hasil temuan audit kepada teraudit.
- Bidang Audit mengadakan rapat koordinasi AMI dengan mengundang tim auditor dan teraudit (Ketua GJM/UPM). Tujuan pertemuan ini adalah untuk mempertemukan tim auditor dan teraudit sehingga dihasilkan kesepahaman mengenai AMI. Agenda dari rapat koordinasi ini di antaranya adalah sebagai berikut.
– Review materi sosialisasi AMI untuk kesamaan pemahaman dan meminimalkan permasalahan jika auditor/teraudit berhalangan hadir pada kegiatan sosialisasi yang dilakukan di BPM.
– Penjelasan tujuan dan lingkup AMI merupakan acuan dalam melaksanakan AMI.
– Penyampaian dan penjelasan audit kit yang terdiri dari formulir laporan audit dan kuesioner AMI
– Ada kesepakatan jadwal detail pelaksanaan AMI antara tim audit dan teraudit.
- Tim auditor melaksanakan audit dengan mengunjungi tempat teraudit, Urutan pelaksanaan audit adalah sebagai berikut.
– Pertemuan pembukaan diisi dengan perkenalan tim auditor kepada teraudit yang biasanya terdiri dari pengurus/penanggung jawab unit teraudit, penyampaian tujuan dan lingkup audit oleh ketua tim auditor, diakhiri oleh kesepakatan jadwal detail pelaksanaan audit/program audit,
No Jam Kegiatan Audit
1 08.00 – 08.15 Pembukaan
2 08.15 – 11.00 Pemeriksaan Dokumen
3 11.00 – 12.00 Pertemuan dengan Kaprodi
4 12.00 – 13.00 Penyampaian Temuan dan Penutupan
– Pelaksanaan Audit dengan Pihak Teraudit , yang biasa dinamakan juga desk evaluation, merupakan audit terhadap kecukupan dokumen akademik dan dokumen mutu berupa manual mutu dan prosedur mutu yang dipersyaratkan dalam standar sistem mutu. Karena hanya fokus kepada pemeriksaan dokumen, tahapan audit sistem ini bersifat dangkal. Mengingat jumlah dokumen yang banyak, dilakukan pembagian tugas pencermatan dokumen oleh setiap auditor sehingga semua komponen dari lingkup audit bisa dicermati. Hasil dari audit sistem ini berupa daftar pertanyaan/ check list yang merupakan acuan/hal yang akan dikonfirmasi. Pengembangan dari pelaksanaan AMI adalah akan ada 2 kegiatan , 1. Audit Sistem, 2 Audit kepatuhan. (penjelasan di BAB IV, pengembangan SPMI)
– Pertemuan Prapenutupan merupakan pertemuan yang dipimpin oleh ketua tim auditor dan hanya diikuti oleh tim auditor dalam rangka merumuskan hasil audit dan membuat draft laporan audit. Secara detail isi pertemuan prapenutupan adalah sebagai berikut.
- Mengaitkan temuan-temuan untuk meyakinkan bahwa segala sesuatunya telah benar.
- Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang hasil audit.
- Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi).
- Memastikan laporan Ketidaksesuaian (KTS) telah dipersiapkan dengan benar.
- Menyusun draf laporan akhir.
– Pertemuan penutupan merupakan pertemuan yang dipimpin oleh ketua tim auditor dengan dihadiri oleh seluruh tim auditor dan teraudit dengan tujuan menyampaikan dan menyepakati hasil audit. Secara rinci isi pertemuan penutupan ini adalah sbb.
- Penyampaian penghargaan atas kerja sama dengan teraudit sehingga pelaksanaan audit lancar.
- Penjelasan singkat tentang pelaksanaan audit yang telah dilakukan.
- Presentasi hasil audit berupa Ketidaksesuaian dan observasi.
- Penjelasanan ringkasan menyeluruh dan kesimpulan dan menjelaskan tindakan selanjutnya.
- Melakukan persetujuan temuan dan tanggal pengembalian permintaan tindakan perbaikan (PTK) sesuai prosedur adalah 5 hari kerja setelah pelaksanaan audit.
- Penyerahan laporan audit untuk ditindaklanjuti teraudit.
– Prodi membahas tindak lanjut hasil AMI dalam forum RTM tingkat unit teraudit. Hasil pertemuan selanjutnya dituangkan dalam borang PTK yang berisi rencana kegiatan tindak lanjut untuk setiap temuan AMI, rencana waktu pelaksanaan dan penanggung jawab kegiatan. Selanjutnya penyerahan kembali laporan AMI yang sudah disertai oleh borang PTK yang sudah terisi kepada ketua tim auditor.
– Tim auditor mengecek PTK yang diisi oleh teraudit dan melakukan persetujuan dengan menandatangani borang PTK. Selanjutnya melengkapi laporan AMI dengan mengisi borang rekapitulasi PTK dan menyerahkannya kepada Ka. Bidang Audit.
– Ka. Bidang Audit melakukan rapat koordinasi pelaksanaan AMI dengan tim Auditor dengan agenda penerimaan laporan AMI, berupa hardcopy dan softcopy dengan menandatangani borang presensi AMI, mengevaluasi pelaksanaan AMI dan penyelesaian administrasi.
– Ka. Bidang Audit menganalisis seluruh laporan AMI yang masuk dengan mengisi formulir Rekapitulasi Laporan AMI. Selanjutnya Ka. Bidang Audit menyerahkan rekapitulasi kepada pihak manajemen unit melalui penanggung jawab penjaminan mutu sebagai materi pelaksanaan RTM.
- RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN (RTM)
RTM merupakan rapat yang dilakukan dengan periode waktu tertentu yang bertujuan untuk membahas tindak lanjut temuan audit dan meninjau kembali sistem mutu institusi. RTM dilakukan untuk memastikan kelanjutan kesesuaian, kecukupan, dan efektivitas sistem mutu. RTM dipimpin langsung oleh pimpinan institusi dan dihadiri oleh seluruh jajaran manajemen. Tinjauan ini harus mencakup penilaian kesempatan untuk peningkatan dan kebutuhan perubahan sistem mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu. RTM dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun. Setiap kegiatan RTM harus direkam yang mencakup hal-hal berikut.
- hasil/temuan audit
- umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan)
- kinerja layanan/kinerja dosen dan kesesuaian hasil layanan
- analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya
- status tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
- tindak lanjut dari RTM sebelumnya,
- perubahan sistem mutu
- usulan peningkatan sistem mutu
Hasil RTM harus mencakup adanya keputusan dan tindakan yang berhubungan dengan:
- peningkatan efektivitas sistem mutu dan prosesnya atau perumusan standar baru
- peningkatan hasil layanan yang menuju terpenuhinya persyaratan pelanggan, dan
- pemenuhan kebutuhan sumber daya.
- PENINGKATAN MUTU
- Pemenuhan Standar Mutu
- Pendahuluan
Penerapan penjaminan mutu meliputi segala aspek di dalam pengelolaan suatu perguruan tinggi. Persyaratan utama dalam penerapan penjaminan mutu ialah adanya komitmen yang dimulai dari komitmen pimpinan dan diikuti komitmen semua sivitas akademika. Penerapan penjaminan mutu di UNMUHA dengan sendirinya akan diwarnai dengan keadaan alamiah adanya variasi kekhasan tiap-tiap fakultas atau unit kerja yang ada di UNMUHA. Semua perbedaan dalam implemantasi sesungguhnya mempunyai satu muara yaitu adanya peningkatan mutu secara berkelanjutan yang akan sangat dipengaruhi kondisi lokal setiap unit kerja serta kebijakan dalam menentukan skala prioritas. Mutu yang sesungguhnya pada akhirnya akan ditentukan oleh masyarakat sebagai stakeholders eksternal. Saat ini UNMUHA sudah mencapai tahap bahwa pengakuan nasional, regional, dan internasional pada UNMUHA semakin tumbuh ditandai dengan meningkatnya kuantitas serta kualitas kerja sama, serta semakin meningkatnya animo masyarakat untuk masuk UNMUHA dalam berbagai jenjang pendidikan yang ditawarkan.
- Standar Mutu
Sebagai induk standar mutu di UNMUHA ialah standar akademik unversitas yang meliputi berbagai aspek dalam pengelolaan pendidikan tinggi. Standar akademik UNMUHA identik dengan academic standard beberapa universitas yang sudah maju yang meliputi berbagai aspek pengelolaan pendidikan tinggi. Standar akademik di tingkat universitas dijiwai oleh kebijakan akademik atau Garis Besar Haluan Akademik yang selanjutnya merupakan inspirasi untuk dijabarkan lebih lanjut menjadi standar di jenjang unit atau fakultas. Dalam perkembangannya standar yang telah menjadi suatu kesatuan dalam pengelolaan harian suatu unit berkembang lebih lanjut, yang bentuknya tidak lagi sebagai standar, tetapi diterapkan sebagai persyaratan atau requirement yang harus dipenuhi untuk mencapai kualitas tertentu yang diharapkan unit tersebut. Dengan demikian, sebenarnya budaya mutu telah mulai dan sistem yang mengawal mutu. Variasi ini juga terjadi di beberapa fakultas. Misalnya di Fakultas Teknik, Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A) telah ditiadakan karena sudah menyatu dengan sistem yang ada.
- Pemenuhan Standar Mutu
Pemenuhan standar mutu sangat dipengaruhi oleh komitmen pimpinan setiap unit. Sistem baku yang diterapkan di UNMUHA di beberapa unit atau fakultas juga telah ditambahkan sistem sertifikasi misalnya, ISO 9001 atau pengembangan sistem internal dalam mengawal sistem mutu, yang penerapannya sangat komplementer.
Pemenuhan standar mutu internal juga dilakukan dengan mengadopsi standar eksternal, misal dari BAN PT, AUN dll. yang dikemas dalam standar internal dalam bentuk instrumen evaluasi diri, baik untuk fakultas maupun program studi. Pada Instrumen evaluasi diri tersebut, pada setiap siklus yang ditetapkan, dilakukan pengisian secara online untuk mengetahui perkembangan serta kondisi nyata suatu program atau fakultas. Dengan demikian, pemenuhan standar mutu erat kaitannya dengan pengembangan standar, pengembangan instrumen evaluasi diri, pengembangan sistem Audit Mutu Internal, sertifikasi dan akreditasi, pengembangan pangkalan data, dan benchmarking.
- Pengembangan Standar
Standar mutu internal di UNMUHA dikembangkan sebelum adanya SNP, walaupun dalam implementasinya telah memenuhi SNP, bahkan melampaui SNP (misalnya penelitian dan pengabdian pada masyarakat). Pengembangan standar di tiap unit atau fakultas akan selalu dipengaruhi oleh kondisi maupun ciri khas fakultas yang bersangkutan. Beberapa unit kerja telah mengembangkan standardisasi sistem, misalnya sistem administrasi mahasiswa, sistem keuangan, sistem inventarisasi barang dsb. Pengembangan sistem tersebut telah dilakukan secara online dan dalam bentuk buku pedoman yang diimplementasikan pada unit tersebut.
- Pengembangan Instrumen Evaluasi Diri
Evaluasi diri merupakan salah satu simpul dalam siklus SPMI UNMUHA. Pengembangan instrumen evaluasi diri dimulai dengan pembentukan task force yang ditugaskan untuk melakukan FGD tentang parameter yang diperlukan untuk menyusun instrumen evaluasi diri. Untuk tingkat program studi, sumber standar mutu untuk evaluasi diri ialah Instrumen BAN PT yang kemudian diperkaya dengan materi dari AUN maupun nilai-nilai UNMUHA. Penentuan sumber materi dari BAN PT ini dilakukan dengan dasar bahwa setiap prodi wajib melakukan akreditasi secara periodik. Dengan demikian, pengisian instrumen/borang evaluasi diri secara tidak langsung adalah persiapan untuk melakukan akreditasi. Instrumen evaluasi diri dilakukan perbaikan setiap tahun sejalan dengan berbagai perkembangan misalnya adanya perubahan instrumen yang digunakan olah BAN PT maka secara simultan instrumen evaluasi diri prodi juga berubah menyesuaikan instrumen BAN PT yang terbaru.
Pada tingkat fakultas, instrumen evaluasi diri dikembangkan berdasarkan instrumen akreditasi institusi dari BAN PT serta instrumen AUN untuk tingkat institusi. Instrumen evaluasi diri fakultas terdiri dari 2 bentuk yaitu bentuk isian online seperti instrumen evaluasi diri program studi dan bentuk narasi/portofolio berdasarkan kriteria mutu AUN.
Kegiatan selanjutnya ialah pengembangan sistem pengisian secara online. Kegiatan evaluasi diri ini berjalan relatif baik, yang terasa sering menjadi hambatan ialah jumlah bandwidth UNMUHA yang masih kurang serta sistem koneksi internet yang perlu ditingkatkan.
- Pengembangan Sistem Audit Mutu Internal
Pada sistem audit mutu internal yang telah dilakukan beberapa siklus telah mengalami beberapa pengembangan, antara lain, sbb.
- Pengembangan audit sistem dari yang semula manual menjadi online dengan penyempurnaan beberapa materi dalam instrumen.
- Pengembangan Audit Kepatuhan dari yang semula auditor bertemu secara langsung dengan tim auditee, saat ini telah dikembangkan dengan pertemuan secara terpisah dengan berbagai auditee, yaitu pengelola, dosen, karyawan, mahasiswa, alumni, dan pengguna.
- Perubahan jumlah auditor yang semula minimal 3 auditor dalam audit, saat sekarang dapat dilakukan oleh 2 auditor
- Sertifikasi dan Akreditasi
Beberapa upaya pemenuhan standar mutu di UNMUHA ialah dengan dilakukannya melalui sertifikasi dosen dan akreditasi program studi. Selanjutnya, peningkatan kualitas SDM juga dilakukan dengan penugasan studi lanjut, baik karyawan maupun dosen serta pelatihan dan outbond untuk tujuan peningkatan
Pemenuhan mutu juga ditunjang dengan beberapa program dual degree serta kolaborasi student serta staff exchange dengan beberapa universitas di luar negeri.
- Peningkatan Koordinasi dalam Implementasi
Dengan menuju research university, pelaksanaan penjaminan mutu sebagai kewajiban sebuah perguruan tinggi maka koordinasi dalam implementasi menjadi lebih intensif dilakukan. Di UNMUHA koordinasi BPM dengan unit-unit lain di universitas berjalan sangat intensif dalam rangka memenuhi standar mutu universitas. Dengan demikian, lingkup kerja BPM menjadi lintassektoral dan peran sebagai unit yang mengawal mutu lebih diharapkan. Keterlibatan BPM dalam membangun sistem mutu di berbagai unit, misalnya LP4M, fakultas, dll. Hal itu dilakukan dengan pembentukan taskforce bersama unit lain serta dengan pembentukan tim bantuan teknis yang secara khusus ditugaskan untuk membantu unit tertentu dalam meningkatkan sistem mutu yang sudah ada.
- Pembuatan Pangkalan Data
Dalam rangka integrasi data akademik, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta tata kelola secara komprehensif, dewasa ini sedang dikembangkan pangkalan data di UNMUHA. Jumlah data yang sangat lengkap yang sebagian besar berada pada unit-unit pelaksana kegiatan akademik diharapkan dapat diintegrasikan sehingga dapat digunakan dengan lebih efektif, terutama dalam pengembangan sistem pendidikan di UNMUHA serta pengambilan keputusan di tingkat pimpinan. Pengembangan pangkalan data tersebut melibatkan berbagai unit serta para ahli IT yang ada di UNMUHA.
- Benchmarking
Kegiatan bencmarking telah dilakukan staf karyawan universitas dan berbagai fakultas, baik di dalam maupun ke luar negeri. Kegiatan ini dilakukan secara terstruktur, misalnya terkait dengan program PHK maupun secara tidak langsung dilakukan dengan berbagai kunjungan sivitas akademika ke luar negeri. Kegiatan benchmarking pada dasarnya diharapkan menghasilkan perbaikan sistem yang telah ada dan atau inisiasi sistem baru dalam rangka peningkatan mutu.
- Siklus SPMI UNMUHA
Kegiatan pemenuhan standar mutu UNMUHA pada dasarnya dapat disarikan dari kegiatan pelaksanaan siklus SPMI yang mengandung 7 komponen berikut ini.
- Standar, berupa dokumen mutu tingkat universitas, fakultas, bagian,dan program studi.
- Pelaksanaan, berupa implementasi standar mutu, sistem mutu tingkat universitas, fakultas, bagian dan program studi.
- Monitoring, monitoring di tingkat universitas dilakukan dengan cara koordinasi dengan Direktorat Perencanaan dan Pengembangan atau secara mandiri dilakukan oleh berbagai unit di tingkat fakultas/prodi.
- Evaluasi diri, dilakukan oleh fakultas (2 tahun sekali) dan program studi (setiap tahun).
- Audit Mutu Internal, dilakukan dengan mengaudit sistem disetiap unit/ Fakultas dan prodi
- Rumusan koreksi yang didasarkan pada temuan audit mutu intermal yang ditindaklanjuti dengan rapat tinjauan manajemen di tingkat prodi, fakultas, dan universitas.
- Peningkatan mutu berkelanjutan, peningkatan mutu atau sistem yang terjadi di segala jenjang pelaksana kegiatan akademik.
BAB IV. PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL (PME)
- PME TINGKAT NASIONAL
Telah diketahui bersama bahwa Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) terdiri atas dua tahap penjaminan mutu. Tahap-tahap tersebut adalah sbb. Pertama, tahap PMI, kedua tahap PME. Perbedaan kata internal dan eksternal di sini terletak pada standar yang digunakan. Apabila kita melakukan penjaminan mutu dengan menggunakan standar sendiri, penjaminan mutu kita baru berada pada tahap internal. Apabila kita sudah menggunakan dan atau menerapkan standar BAN PT atau lainnya, penjaminan mutu kita sudah memasuki tahap eksternal. Standar PME yang diharapkan tidak hanya standar BAN PT tetapi juga AUN, ISO, ABET, ASIIN, dll.
Berdasarkan PP No. 19 Tahun 2005, pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi (SPMI-PT) sudah bukan lagi merupakan kegiatan yang bersifat fakultatif atau sukarela. Akan tetapi, bersifat wajib dan harus dilaksanakan oleh setiap satuan pendidikan, apakah pada aras atau jenjang perguruan tinggi, fakultas, jurusan, atau program studi. Hal ini tersurat pada Pasal 91 yang berbunyi:
“Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan nonformal wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu” Penjaminan mutu internal sebagaimana disuratkan dalam PP No. 19 Tahun 2005 Pasal 91 tersebut perlu disadari sebagai suatu langkah pemantapan menuju penjaminan mutu eksternal, baik penjaminan mutu eksternal pada aras atau jenjang nasional, regional, dan maupun internasional.
Dapat dinyatakan bahwa Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT): (1) merupakan langkah awal menuju SPME, yang untuk saat ini SPME dunia pendidikan bagi Indonesia yang diakui pemerintah adalah BAN PT; (2) boleh dimulai dengan menggunakan standar mutu sendiri dulu; (3) sambil berjalan, standar mutu tersebut harus dikembangkan secara berkelanjutan.
- Pengertian Sistem Penjaminan Mutu Eksternal
Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) merupakan kegiatan sistemik penilaian kelayakan program (program studi) dan atau perguruan tinggi oleh BAN PT atau lembaga mandiri di luar perguruan tinggi yang diakui pemerintah. SPME dilakukan untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk dan atas nama masyarakat, sebagai bentuk akuntabilitas publik sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 60 ayat (2) UU Sisdiknas dan Pasal 86 ayat (3) PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (disebut Akreditasi). Sehubungan dengan pengertian di atas, dapat dinyatakan hal-hal sbb.
- SPMI-PT merupakan tuntutan eksternal (stakeholders, pengguna, lembaga terkait), dan bukan tuntutan pemerintah.
- Penjaminan Mutu Internal dilaksanakan untuk menyiapkan penjaminan mutu eksternal (Akreditasi BAN PT, atau Badan Akreditasi Regional dan Internasional).
- Muara penjaminan mutu internal dan eksternal adalah peningkatan mutu satuan pendidikan.
- Prosedur Pengajuan Akreditasi BAN PT
Untuk melaksanakan hal tersebut di atas, disusunlah manual prosedur pengajuan akreditasi BAN PT sebagai berikut.
- Lembaga Penjaminan Mutu universitas mengingatkan program studi untuk mengajukan permohonan kepada BAN PT untuk diakreditasi selambat-lambatnya 6 bulan sebelumnya.
- Program studi mengajukan permohonan akreditasi kepada BAN PT dengan melampirkan persyaratan eligibilitas.
- Persyaratan Eligibilitas meliputi:
- SK Pendirian Program Studi, dan
- Izin operasional program studi.
- BAN PT mengkaji permohonan dan laporan hasil evaluasi-diri berdasarkan persyaratan awal (eligibilitas).
- Jika telah memenuhi persyaratan awal, BAN PT mengirimkan instrumen akreditasi kepada program studi yang bersangkutan setelah rangkuman hasil evaluasi-diri dinilai memenuhi syarat (sekarang sudah bisa langsung dilengkapi).
- Program studi langsung mengisi borang akreditasi (Borang 3a).
- Fakultas/ sekolah tinggi yang membawahi program studi mengisi borang fakultas/ sekolah tinggi (Borang 3b).
- Program studi mengirimkan borang yang telah diisi tersebut beserta lampiran-lampirannya kepada BAN PT, disertai surat dari rektor.
- BAN PT memverifikasi kelengkapan borang tersebut.
- BAN PT menetapkan 2 asesor terlatih dan kompeten.
- Asesor utusan Ban PT, melakukan visitasi lapangan, mengecek kelengkapan bukti menyesuaikan dengan borang yang ditulis.
- PEMETAAN HASIL AKREDITASI BAN PT
Dalam rangka memfasilitasi seluruh program studi yang belum terakreditasi atau bagi program studi yang akan memperpanjang sertifikat BAN PT yang akan berakhir masa berlakunya, BPM melakukan pemetaan hasil akreditasi BAN PT bagi program studi melalui serangkaian langkah sebagai berikut.
- Langkah-Langkah Menuju Pemetaan Hasil Akreditasi
- Rapat Koordinasi dengan Ketua Program Studi (Kaprodi)
Untuk mengetahui status akreditasi program studi, dilakukanlah rapat koordinasi dengan para kaprodi yang belum terakreditasi dan program studi yang telah dan hampir habis masa berlaku sertifikat akreditasinya. Hal ini dilakukan dengan tujuan melakukan inventarisasi daftar nama program studi mengenai masa berlaku sertifikat Akreditasi BAN PT, dan daftar nama program studi yang belum terakreditasi.
- Bantuan Teknis kepada Prodi
Bagi program studi yang mengalami kesulitan di dalam menyiapkan akreditasi dan perpanjangan akreditasinya, BPM selalu siap memberikan bantuan teknis pengisian borang maupun penyiapan dokumen pendukungnya, bagi program studi yang memerlukan bantuan teknis.
- Konsultasi dengan Pihak BAN PT
Dalam upaya melakukan “updating” terhadap perkembangan atau perubahan prosedur dan persyaratan akreditasi yang dibutuhkan, maka BPM selalu melakukan konsultasi dengan pihak BAN PT, baik dengan cara mengundang asesor sebagai narasumber maupun datang langsung ke BAN PT untuk berkonsultasi.
- Monitoring atau Pemantauan Persiapan dan Pelaksanaan SPME Prodi
Setelah daftar nama program studi yang belum terakreditasi dan yang sudah terakreditasi diterima BPM beserta data masa berlakunya, BPM akan berusaha melakukan monitoring atau pemantauan terhadap seluruh program studi untuk diingatkan agar jangan sampai mengalami keterlambatan dalam pengajuan akreditasi bagi program studinya. Apabila diketahui ada program studi yang belum dapat memproses pengajuan akreditasi, BPM juga akan mencari informasi mengenai faktor menyebab kesulitan atau hambatan pemrosesan pengajuan akreditasi tersebut untuk ikut memberikan pemikiran tentang solusi penanggulangannya.
BAB V. PENGEMBANGAN SPMI
SPMI di UNMUHA dikoordinasi oleh Badan Penjaminan mutu (BPM) yang berada di tingkat universitas. BPM UNMUHA yang pertama kali dibentuk pada tahun 2009 sesuai dengan SK Rektor No. 005/2009. Sesuai SK tersebut, BPM UNMUHA bertugas untuk merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di UNMUHA, membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu, memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu, melakukan auditing dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu, dan melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala.
Dalam perkembangan, tugas BPM UNMUHA berkembang menjadi merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan SPM-PT, melaksanakan Audit Mutu Internal fakultas, menerima laporan Audit Mutu Internal program studi dari fakultas, mengevaluasi pelaksanaan audit mutu internal prodi di fakultas dan menyerahkan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) ke Rektor dalam forum Rapat Kerja Universitas (RKU) untuk ditindaklanjuti. Pelaksana penjaminan mutu di tingkat fakultas diselenggarakan oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) atau nama yang lain, yang bertugas melaksanakan Siklus SPM-PT, melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI), menindaklanjuti PTK (Permintaan Tindakan Koreksi) hasil AMI, dan melaksanakan rapat tinjauan Manajemen (RTM).
Pelaksanaan SPMI didasarkan pada dua dokumen, yaitu Dokumen Akademik dan Dokumen Mutu. Dokumen Akademik ada yang disusun pada tingkat universitas, fakultas, atau program studi. Dokumen Akademik yang berada pada tingkat universitas dan fakultas terdiri atas dokumen Kebijakan Akademik, Standar Akademik, dan Peraturan Akademik. Dokumen Akademik di tingkat program studi terdiri atas Spesifikasi Program Studi, Kurikulum, Peta Kurikulum, dan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS).
BAB VI. RENCANA STRATEGIS SPMI
- SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SIPMI)
Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah Aceh sudah meliputi semua jenjang studi, Setiap siklus, yang dilaksanakan setahun sekali, terkumpul data yang cukup besar dari hasil Audit Mutu Internal (AMI). Data tersebut akan direncanakan diperoleh berdasar pada Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) yang harus diisi oleh semua prodi sebelum siklus AMI berlangsung.
Data EDPS yang dikumpulkan berupa data mentah. Data yang terekam sebenarnya cukup kaya untuk diolah bagi keperluan pengembangan prodi, fakultas, ataupun universitas. Akan tetapi, sampai saat ini data tersebut belum dimanfaatkan secara maksimal. Dengan demikian, perlu dibuat sistem informasi yang dapat mengambarkan keadaan prodi saat ini maupun progres pengembangan prodi dari tahun ke tahun. Selain itu, data yang ada juga merupakan bahan yang cukup lengkap untuk menyiapkan borang akreditasi.
Sistem informasi yang dibangun harus dapat memanfaatkan data yang terekam semaksimal mungkin sesuai dengan kebutuhan dan kerincian data yang diinginkan. Berdasarkan tingkatan pengguna, perlu disiapkan jenis sistem informasi yang berbeda. Sebagai contoh, tingkat prodi akan lebih tertarik pada data yang sifatnya transaksional (transaction processing sistem), tingkat direktorat mungkin lebih tertarik untuk mendapatkan data yang akan membantu pengambilan keputusan (decision support sistem) sesuai dengan wewenangnya, dan pimpinan universitas akan tertarik pada data untuk tujuan yang bersifat strategis (excecutive information sistem).
Sistem informasi yang dibangun harus memiliki antarmuka yang dapat mempermudah pengaksesan data dan fitur untuk mencetak berbagai laporan yang diperlukan. Sistem informasi yang dibangun juga harus dilengkapi dengan fitur-fitur untuk menunjukkan relasi antara satu data dengan data lain, baik pada satu instansi maupun antarinstansi. Dengan cara ini pembandingan suatu kriteria prodi atau fakultas yang berbeda bisa dilakukan dengan mudah. Di lain pihak, peningkatan berkelanjutan dari suatu prodi atau fakultas juga dapat diamati berdasarkan data yang terekam di EDPS dengan menggunakan sistem informasi yang tersedia.
Di akhir implementasi kegiatan pada periode Mei – Juni, prodi melakukan evaluasi diri dengan cara mengisi borang Evaluasi Diri Program Studi (EDPS), baik secara online di SIPMI maupun offline. Hasil isian EDPS digunakan sebagai dasar pengecekan pada pelaksanaan AMI.
- PEMANTAUAN PENGISIAN EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI (EDPS)
Pemantauan pengisian EDPS online dilaksanakan mulai dari pembukaan pengisian sampai dengan batas akhir pengisian, baik untuk program sarjana maupun program Pascasarjana. Pemantauan dilakukan oleh tim SPMI BPM UNMUHA dari semua jenjang strata. Bagi program studi baru, pengisian EDPS dibantu oleh tim bantuan teknis dari BPM UNMUHA yang terdiri dua orang. Pada pertengahan waktu pengisian EDPS online, tim SPMI BPM UNMUHA memantau dan mencatat prodi-prodi yang sudah selesai mengisi, sedang mengisi, atau belum mengisi, hasilnya disampaikan pada saat rapat koordinasi BPM UNMUHA untuk ditindaklanjuti. Pada saat pengisian EDPS, tim SPMI BPM UNMUHA menyediakan Ka. Bidang Audit mengadakan rapat koordinasi AMI dengan mengundang tim auditor dan teraudit. Tujuan pertemuan ini adalah untuk mempertemukan tim auditor dan teraudit sehingga dihasilkan kesepahaman mengenai AMI. Agenda dari rapat koordinasi ini di antaranya adalah sebagai berikut.
- Review materi sosialisasi AMI untuk kesamaan pemahaman dan meminimalkan permasalahan jika auditor/teraudit berhalangan hadir pada kegiatan sosialisasi yang dilakukan di BPM.
- Penjelasan tujuan dan lingkup AMI merupakan acuan dalam melaksanakan AMI.
- Penyampaian dan penjelasan audit kit yang terdiri dari formulir laporan audit, kuesioner AMI dan username serta password untuk mengakses dokumen evaluasi diri program studi (EDPS) secara online yang berada dalam Sistem Informasi Penjaminan Mutu Internal (SIPMI).
Waktu kepada setiap prodi untuk bertanya atau berkonsultasi apabila ada kendala pada saat pengisian. Pada saat pemantauan pengisian tersebut, prodi dapat bertanya dan berkonsultasi mengenai cara mengakses, cara pengisian, materi, dan sebagainya yang dapat dilakukan melalui telepon atau langsung datang ke BPM. Pemantauan pengisian EDPS online sebaiknya juga dilakukan oleh Fakultas melalui unit penjaminan mutu sehingga akan lebih efektif dan efisien. Pemantauan pengisian EDPS ini memerlukan adanya koordinasi yang sinergis antara Fakultas dengan BPM UNMUHA melalui wakil dekan akademik. Pemantauan pengisian EDPS online juga dilakukan pada saat AMI yang prosesnya hampir sama dengan pemantauan pengisian EDPS tingkat prodi. Perbedaannya, pengisian EDPS dilakukan setiap dua tahunan.
- Audit kepatuhan,
Selama ini , BPM melakukan AMI hanya mengaudit Sistem dan implementasi SPMI, biasa dinamakan juga visitasi, merupakan pemeriksaan terhadap kesesuaian implementasi terhadap rencana/standar dan efektivitas pelaksanaan sistem mutu. Sesuai dengan pembagian kerja/lingkup audit pada saat audit sistem, untuk kedepan, BPM UNMUHA melalui Tim auditor melakukan pemeriksaan implementasi dengan menggunakan beberapa metode audit adanya variasi didalam system audit, di antaranya, adalah sbb.
- Melakukan wawancara, diskusi, atau konsultasi dengan para penanggung jawab, mahasiswa, karyawan, dan kalau memungkinkan alumni.
- Melakukan kaji ulang dokumen dan catatan-catatan.
- Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung.
- Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan.
- Menguji sumber daya dan fasilitas.
BAB VII. PENUTUP
Semangat dan penjiwaan dari ungkapan peningkatan mutu berkelanjutan telah mewarnai perjalanan sejarah, implementasi, dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu di UNMUHA. Kebersediaan menerima masukan yang konstruktif dan kritik yang membangun dari semua unit di lingkungan UNMUHA, merupakan modal untuk berani melakukan evaluasi diri yang terkadang terasa pahit dan selanjutnya berani melakukan perbaikan dan bahkan pengembangan sistem, perilaku, dan budaya penjaminan mutu di UNMUHA. Keberadaan keluarga auditor internal yang berjumlah sekitar 12 orang yang secara berkala bertemu dalam forum kegiatan penyegaran dan peningkatan mutu auditor. Selain itu, interaksi dengan para penggiat penjaminan mutu internal perguruan tinggi dalam forum SPMI Dikti dan BAN PT, juga selalu menambah percaya diri dan semangat untuk bersikap dewasa dan bertindak dengan landasan sebagai agen perubahan secara internal dan eksternal, baik dalam skala nasional maupun internasional.
Demikianlah ungkapan penutup yang mudah-mudahan melengkapi isi buku ini. Sekali lagi kami akan selalu bersikap terbuka untuk mendapatkan koreksi dan saran perbaikan dari para pembaca.