Return to About BPM

Sejarah

BAB I

PENDAHULUAN

 

  1. PROFIL BADAN PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH ACEH
  2. Identitas

Organisasi           :  Badan Penjaminan MutuUniversitas Muhammadiyah Aceh  (BPM-UNMUHA)

Alamat                  : Jl. Muhammadiyah, No.91. batoh, Lueng Bata, Banda Aceh

Telepon                :  (0651) 21024

Faksimili               :  (0651) 21024

E-mail                   :  bpm@unmuha.ac.id

Website                :  http://bpm.unmuha.ac.id

Nomor SK            :  005/2009

Tanggal SK          :  17 Muharram 1430 H/14 Januari 2009 M

Pejabat Penanda Tangan SK   :   Rektor Universitas Muhammadiyah Aceh

  1. Institusi
  2. Badan Penjaminan mutu

Badan Penjaminan mutu (BPM) adalah unit penunjang universitas yang bertugas (i) merencanakan,  melaksanakan,  memonitor,  mengevaluasi, mengaudit, dan meningkatkan penjaminan mutu internal; (ii) melaksanakan persiapan akreditasi dan sertifikasi.

  1. Sarana dan Prasarana

BPM menempati  bangunan  Kantor  Pusat Administrasi UNMUHA,  lantai  2 sayap Utara dengan luas ruangan kurang lebih 42 m2.  BPM  memiliki  1  unit  komputer,  1  LCD  projector, 2 unit printer, 1 unit Sreen Proyektor dan  1 unit scanner. Mempunyai ruang rapat dan

  1. Sumber Daya Manusia

BPM memiliki 1 Sekretaris, 1 Bendahara, 2 kepala bidang, 1 staf, dan memiliki 12  orang  auditor  AMI dan juga 1 orang Asesor LAM – PT Kes.

  1. Program

Untuk mencapai Visinya, BPM-UNMUHA berkewajiban sbb.

  1. Menjamin pemenuhan Sistem Penjaminan Mutu Internal melalui kegiatan:
  2. penyusunan dokumen evaluasi diri,
  3. pelatihan dan peningkatan kompetensi Tim Auditor Internal
  • pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI).
  1. Memantau dan mendorong  program studi untuk terakreditasi  BAN PT dengan nilai maksimal
  2. Memberikan layanan konsultasi dan pelatihan di bidang penjaminan mutu internal.
  3. Capaian (Achievement )

BPM-UNMUHA sebagai pelaksana Sistem  Penjaminan  Mutu  Internal (SPMI) UNMUHA telah mengkoordinasikan sekali siklus SPMI UNMUHA, termasuk Audit Mutu Internal (AMI) pada semua program studi S-1 pada tahun 2016.

BPM-UNMUHA juga telah membantu UNMUHA dalam penyusunan portofolio akreditasi institusi  Badan  Akreditasi  Nasional  Perguruan  Tinggi (BAN PT). Setelah melalui tahap penilaian dokumen (desk assessment) dan penilaian lapangan (site assessment) pada akhir tahun 2015, BAN PT pada 10 April 2015 memutuskan Universitas Muhammadiyah Aceh terakreditasi.

 

  1. SEJARAH PELAKSANAAN DAN PENGEMBANGAN PENJAMINAN MUTU

UNMUHA.

BPM-UNMUHA  didirikan  pada  17 Muharram 1430 H/14 Januari 2009 M dengan  SK  Rektor  Nomor : 005/2009.  Setelah ditetapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) maka Sesuai dengan SK pendiriannya,  BPM-UNMUHA  mengemban tugas untuk melakukan hal-hal sbb.

  1. Perencanaan dan pelaksanaan sistem jaminan mutu secara keseluruhan di Universitas Muhammadiyah Aceh.
  2. Pembuatan perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem jaminan mutu.
  3. Pemantauan pelaksanaan sistem jaminan mutu.
  4. Auditing dan evaluasi pelaksanaan jaminan mutu.
  5. Pelaporan secara   berkala   pelaksanaan   sistem   jaminan   mutu   di Universitas Muhammadiyah Aceh kepada Rektor.

Pendirian  BPM-UNMUHA  diawali  sebelumnya  dengan  kegiatan-kegiatan  yang terkait  dengan  peningkatan  mutu  pembelajaran,

Konsep  Sistem  Penjaminan  Mutu  –  Perguruan  Tinggi  (SPM-PT)  di  UNMUHA telah  disusun  dan disosialisasikan  kepada  seluruh pimpinan,  pengurus,  dosen, mahasiswa,  dan  tenaga  kependidikan  di tingkat  universitas dan fakultas  pada tahun 2016. Dari hasil evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi konsep SPM-PT disusunlah dokumen akademik (yang berupa Kebijakan Akademik, Standar Akademik,  dan  draf  Peraturan  Akademik)  dan  dokumen  mutu  (yang  berupa Manual  Mutu  dan  Prosedur  Mutu)  di  tingkat  universitas  dan  fakultas,  serta spesifikasi  program  studi.  Keberhasilan  penyusunan  dokumen  tersebut  ialah adanya komitmen  yang sangat kuat dari Pimpinan UNMUHA, dan dukungan tenaga dari para auditor internal UNMUHA yang telah mengikuti pelatihan SPM-PT dan Audit Mutu Internal (AMI) UNMUHA. Para auditor internal tersebut sekaligus menjadi  motor penggerak pembentukan  organisasi pelaksana  SPM-PT UNMUHA di seluruh fakultas di lingkungan UNMUHA.

Kegiatan pelatihan SPM-PT dan AMI yang pertama dilaksanakan pada 18 – 19 Mei 2015,  dengan  ketua  fasilitator  DR. Sri Suyanta, MA. Berdasarkan  pada kelengkapan dokumen dan telah tersusunnya semua perangkat organisasi SPM-PT UNMUHA, pada 19 Mei 2015 dilaksanakan Deklarasi Pelaksanaan Menyeluruh SPM-PT UNMUHA oleh Rektor.

 

BAB II

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL DAN EKSTERNAL DI UNMUHA

 

  1. SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)

Higher Education  Long Term Strategy  (HELTS)  2003 – 2010 menetapkan tiga  kebijakan  dasar  pengembangan  perguruan  tinggi,  yaitu  nation’s competitiveness,  autonomy, dan organizational  health. Lulusan perguruan tinggi diharapkan memiliki kompetensi tinggi sehingga dapat memenangkan persaingan dengan lulusan perguruan tinggi, khususnya dari luar negeri. Kemandirian merupakan  pendekatan  terbaik untuk pengelolaan  manajemen  perguruan tinggi yang sangat kompleks. Kesehatan organisasi diwujudkan untuk mengembangkan kebebasan akademik, inovasi, kreativitas, dan knowledge sharing. Sistem penjaminan mutu merupakan sarana untuk mendorong terwujudnya tiga kebijakan di atas.

Sistem   Penjaminan   Mutu   Internal   (SPMI)   adalah   kegiatan   sistemik penjaminan mutu pendidikan oleh perguruan tinggi untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi itu sendiri secara berkelanjutan. Kata mengawasi bermakna ‘perencanaan’, ‘pelaksanaan’, ‘pengendalian’, dan ‘pengembangan/ peningkatan’ standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan untuk kepuasan stakeholders.

Melalui  BPM,  UNMUHA  merintis  dan  mengembangkan  konsep  sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi. Konsep tersebut meliputi definisi penjaminan mutu, siklus implementasi penjaminan mutu, organisasi, sistem dokumentasi,  dan  sumber  daya  manusia.  Penjaminan  mutu  internal  dilakukan untuk mencapai (i) kepatuhan terhadap kebijakan akademik, standar akademik, peraturan  akademik,  dan  manual  mutu akademik,  (ii) kepastian  bahwa  lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang ditetapkan di setiap program studi, (iii) kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi  program studi, dan (iv) relevansi program pendidikan  dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.

Lingkup   peningkatan   SPMI   UNMUHA   terlihat   pada   jenjang   dan dalam penjaminan  mutu. Sebelum tahun 2015 SPMI belum dilaksanakan. Sejak tahun 2016 SPMI dilaksanakan pada jenjang S-1, tahun 2017 dilaksanakan pada jenjang S-2. Dalam hal lingkup penjaminan  mutu, sebelum tahun 2016 implementasi   SPMI   hanya   pada   lingkup   kegiatan   akademik   (pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat), tetapi sejak tahun 2017 sudah memasukkan komponen nonakademik, yaitu sumber daya manusia, sarana prasarana,  keuangan,  manajemen,  dll.  Dengan  perluasan  lingkup  ini,  kegiatan Audit Mutu Akademik Internal (AMAI) berubah menjadi Audit Mutu Internal (AMI).

  1. SISTEM PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL (SPME)

Penjaminan mutu perguruan tinggi pada dasarnya merupakan tuntutan eksternal,  terutama  tuntutan  akuntabilitas  penyelenggaraan   pendidikan  tinggi kepada publik dalam hal menjaga kualitas. Tuntutan eksternal itu selalu meningkat sejalan dengan meningkatnya kebutuhan masyarakat. Oleh karena itu, perguruan tinggi harus menyesuaikan kualitas produknya sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Standar internal perguruan tinggi harus selaras dengan standar eksternal. Standar tersebut diwadahi dalam sistem penjaminan mutu. Dengan demikian, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) harus selaras dengan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME).

Universitas Muhammadiyah Aceh menerapkan standar SPMI melalui dokumen kebijakan akademik, standar akademik, dan peraturan akademik yang dibuat oleh Senat Akademik (SA). Secara ringkas, ketiga dokumen itu mengarahkan pengembangan  UNMUHA  pada  Akreditasi. Untuk mencapai dua hal tersebut, harus diawali dengan pemenuhan standar nasional, yaitu Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan standar Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN PT), baik program studi maupun institusi. Untuk itu, UNMUHA menempatkan kedua standar nasional tersebut sebagai standar minimal. Selain itu, UNMUHA juga memperhatikan peringkat perguruan tinggi yang dibuat oleh lembaga-lembaga internasional, misalnya Webometrics.

 

BAB III

IMPLEMENTASI SPMI

 

  1. INPUT DAN PROSES DALAM SPMI
  2. Penetapan Standar
  3. Sebagai suatu kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi. SPMI diadakan untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh PT secara berkelanjutan perlu standar yang ditetapkan oleh PT tersebut. Standar mutu atau standar merupakan hal-hal berikut ini.
  4. Pernyataan berisi  kriteria  untuk  menetapkan  dan  atau  mengevaluasi mutu program studi, dosen, lulusan, atau hasil layanan akademik yang lain.
  5. Pernyataan berisi jabaran/ rincian karakteristik dari kompetensi lulusan, kualifikasi dosen, atau hal lain yang menyangkut kualitas layanan akademik.
  • Pernyataan berisi perintah untuk melakukan kegiatan yang dirumuskan atau dicita-citakan.

Standar   dirumuskan   berdasarkan   peraturan   perundang-undangan terkait, hasil evaluasi diri tentang kinerja yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, dan hasil studi pelacakan (jika diperlukan). Secara struktural  pelaksanaan  penetapan  standar  merupakan  tanggung  jawab Ketua Badan Penjaminan mutu (BPM).

  1. Kegiatan Penetapan Standar
  2. Ketua BPM bertugas pada hal-hal berikut ini.
  • Memimpin rapat perencanaan penyusunan standar SPMI.
  • Membentuk Tim Perencanaan dan Pelaksanaan Penyusunan Standar SPMI yang dipimpin langsung oleh Ketua BPM.
  • Menjaring masukan dari rapat tentang butir-butir standar yang harus dirumuskan.
  • Mendelegasikan kepada Tim Perencana dan Pelaksana Penyusunan Standar SPMI untuk melanjutkan proses perencanaan dan pelaksanaan penyusunan standar SPMI.
  1. Tim Perencana dan  Pelaksana  Penyusunan  Standar  SPMI  bertugas sbb.
  • Melakukan analisis kebutuhan  standar  untuk  menentukan  ruang lingkup, jenis, dan jumlah standar yang dibutuhkan, sebagai wujud dari tindak lanjut atas hasil evaluasi penerapan standar.
  • Melakukan pemetaan komponen dan subkomponen standar sebagai dasar penyusunan standar mutu pada setiap subkomponen, dengan mendasarkan pada Standar Nasional Pendidikan (SNP) dan standar yang sesuai dengan  visi  perguruan  tinggi  dan  kebutuhan stakeholders.
  • Mengumpulkan informasi yang   berupa   peraturan    perundang- undangan  yang  terkait,  hasil  evaluasi  diri  tentang  kinerja  yang sedang berjalan, masukan dari stakeholders, hasil studi pelacakan, kebijakan pengembangan penjaminan mutu Ditjen Dikti, standar internal Universitas Muhammadiyah Aceh yang berlaku.
  • Merumuskan standar mutu   setiap   subkomponen    berdasarkan informasi yang terkumpul dengan mendasarkan pada visi perguruan tinggi dan kebutuhan stakeholders.  Draf standar dianalisis  dengan mempertimbangkan kondisi dan kemampuan perguruan tinggi dibandingkan  dengan  standar  yang  telah  ada  ataupun benchmarking. Standar ditetapkan dengan cara meramu visi dengan kebutuhan stakeholders.
  • Melakukan pengujian dan  review  draf  standar  dengan  menjaring masukan dari seluruh sivitas akademika.
  • Melakukan perumusan ulang  berdasarkan  masukan  dari  seluruh sivitas akademika.
  • Memberikan draf standar SPMI kepada Ketua BPM.
  • Ketua BPM bertugas sbb.
  • Menerima draf standar SPMI untuk diperiksa dan disetujui.
  • Mengirim draf standar SPMI ke Rektor untuk dibahas dan disahkan.

 

 

  1. Output Kegiatan

Output  kegiatan  berupa  tersusunnya  suatu  standar  mutu  akademik yang disahkan SA sesuai dengan visi dan misi UNMUHA, sesuai dengan kebutuhan stakeholders, dan siap digunakan sebagai standar dalam pelaksanaan SPMI di Universitas Muhammadiyah Aceh.

  1. Pelaksanaan SPMI UNMUHA

Beberapa tahapan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal di UNMUHA, adalah sebagai berikut.

  1. Sosialisasi SPMI.

Tahapan  awal dalam mengimplementasikan  sistem penjaminan  mutu perguruan tinggi di UNMUHA adalah sosialisasi. Pada tahap ini sangat penting untuk ditekankan dan dibangun kesadaran bersama tentang arti pentingnya pelaksanaan SPMI di UNMUHA. Kegiatan SPMI di samping merupakan amanat dari PP Nomor 9 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, juga secara moral lembaga pendidikan tinggi harus selalu menjaga dan meningkatkan   mutunya   agar   lulusan   yang   dihasilkan   selalu   terjaga mutunya. Para pengguna lulusan (stakeholders) menjadi puas terhadap kinerja dan mutu lulusan UNMUHA.

  1. Pemantauan

Pemantauan  merupakan  usaha  sistematis  untuk  memastikan  apakah proses dilaksanakan  berdasarkan  rencana dan apakah hasil sesuai dengan target. Terkait dengan pemantauan pada pembahasan berikut, diungkapkan tentang  tanggung  jawab,  wewenang,  dan  prosedur  yang  dilakukan  di BPM UNMUHA.  Pemantauan ini digunakan sebagai dasar untuk melakukan pemantauan pelaksanaan keseluruhan SPMI.

Tanggung jawab dan wewenang ketua BPM, sekretaris, koordinator bidang, staf ahli dan staf terkait dengan pemantauan adalah: (1) melakukan pemantauan dan/atau pengukuran terhadap kinerja proses   yang   menjadi   tanggung   jawabnya,(2) melakukan   pemantauan dan/atau pengukuran  terhadap kinerja proses unit kerja yang ada di bawah kendalinya,  dan  (3)  melakukan  analisis  dan  tindakan  perbaikan  terhadap kinerja yang tidak sesuai rencana.

Rincian   prosedur   pemantauan   oleh   wewenang ketua BPM, sekretaris, koordinator bidang, staf ahli dan staf adalah: (1) memastikan setiap kegiatan dan/atau layanan direncanakan  secara lengkap mencakup sasaran kegiatan/layanan yang akan dicapai dan metode yang diperlukan untuk memastikan tercapai sasaran, (2) melaksanakan setiap tahapan kegiatan/layanan sesuai dengan metode yang sudah ditetapkan, (3) melakukan  pendataan  dan/atau  pemantauan  terhadap pelaksanaan  metode dan kinerja yang dicapai, termasuk kinerja yang ditunjukkan oleh bidang yang berada  di  bawah  kendalinya,  (4)  melakukan  pengukuran  terhadap  kinerja yang dicapai, termasuk kinerja yang ditunjukkan oleh bidang di bawah kendalinya, (5) melakukan analisis peningkatan/ penurunan terhadap hasil pemantauan dan pengukuran dengan menggunakan Formulir Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan, (6)  menetapkan status terhadap kondisi  layanan  yang  ada,  (7)  menetapkan  rencana  tindakan  perbaikan terhadap layanan yang tidak mencapai hasil dengan menggunakan  Formulir Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan, (8) mengajukan analisis dan action plan kepada Koordinator Bidang/Ketua BPM untuk mendapatkan persetujuan,  khususnya  yang berkaitan  dengan  ketersediaan  sumber  daya.

Analisis dan action plan oleh Staf Ahli diajukan ke koordinator bidang. Analisis dan action plan oleh staf administrasi diajukan ke Sekretaris BPM. Koordinator    Bidang    dan   Sekretaris    BPM   melaksanakan    tindakan perbaikan   terhadap   hasil   layanan   dan   kinerja   yang   menjadi   tanggung jawabnya, yang cenderung menyimpang.  Selain itu, Koordinator Bidang dan Sekretaris  BPM melakukan  tinjauan  terhadap  hasil analisis  dan action plan yang diajukan oleh Staf mencakup keakuratan rencana tindakan,  waktu pelaksanaan,  sumber daya yang diperlukan, dan target yang ingin dicapai. Bila ditemukan ketidaksesuaian, ketidaklengkapan, atau ketidakjelasan dikonfirmasikan kepada yang bersangkutan.

Staf  ahli  dan  staf Administrasi : (1)  menerima  action  plan  yang  sudah disetujui oleh Koordinator Bidang/Sekretaris BPM, (2) melaksanakan tindakan perbaikan,  (3)  melakukan  koordinasi  dengan  Ketua  BPM  khususnya  yang terkait dengan sumber daya, (4) melaporkan tindak lanjut analisis pemantauan pengukuran proses kepada Koordinator/Sekretaris  BPM dengan tembusan ke Ketua BPM, dan (5) mendokumentasikan  hasil tindak lanjut Analisis Pemantauan Pengukuran Hasil Layanan untuk dijadikan bahan tinjauan manajemen.

Pemantauan Pelaksanaan SPMI merupakan usaha sistematis untuk memastikan   proses  SPMI  yang  dilaksanakan   berdasarkan   rencana  dan hasilnya  sesuai   dengan  target sebagai  berikut: pemantauan pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI).

Fakultas/ Prodi di lingkungan UNMUHA pada umumnya  memiliki  lembaga,  unit,  atau  tim  penjaminan  mutu.  Dibentuk dengan SK Dekan, Tugasnya, antara lain adalah  melakukan  pemantauan  pelaksanaan  penjaminan  mutu. Pada saat pemantauan pelaksanaan perlu didukung oleh lembaga, unit, atau tim penjaminan mutu Fakultas/ Prodi. Pemantauan Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI)

Pemantauan  pelaksanaan  Audit  Mutu  Internal  (AMI)  yang  dimaksud adalah  AMI  pada  jenjang  fakultas  dan  jenjang  prodi.  Pelaksanaan Audit Mutu  Internal  (AMI)  jenjang  fakultas  dilaksanakan  setiap dua tahunan, sedangkan jenjang prodi setiap satu tahun.

Pemantauan  dilakukan pada pertengahan  waktu saat dilakukannya  AMI oleh BPM UNMUHA. Waktu pemantauan sudah terjadwal pada saat perencanaan. Pada saat pemantauan yang dilakukan adalah (1) pencatatan Fakultas/ Prodi yang sudah diaudit, sedang diaudit, atau belum diaudit, (2) mencari penyebab dan mencari solusi Fakultas/ Prodi  yang belum diaudit, dan (3) mengkoordinasikan  antara pihak Fakultas/ Prodi  dan auditor. Pada  saat pemantauan,  tim SPMI menyelenggarakan  rapat koordinasi dengan para Auditor secara rutin untuk memonitor pelaksanaan AMI. Pada saat rapat koordinasi, para Auditor melaporkan pelaksanaan AMI yang sedang dilakukan, hambatan, dan rencana selanjutnya. BPM UNMUHA juga memantau kinerja auditor dalam melaksanakan AMI. Pada saat pemantauan, hambatan  yang dialami oleh auditor adalah adanya prodi-prodi  yang belum menyelesaikan tanggapan Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) sesuai dengan yang  dijadwalkan sehingga  hal  ini    menyulitkan  auditor  untuk  menyusun laporan. BPM melakukan pemantauan kepada prodi dan auditor agar pelaksanaan AMI berjalan sesuai dengan jadwal. Komunikasi antara BPM, auditor,  dan  prodi  pada  saat  pemantauan  dapat  dilakukan  melalui  sms, telepon, atau e-mail. BPM memiliki daftar ceklis pemantauan visitasi dan laporan.  Salah  satu  kegiatan  pemantauan  di Fakultas  adalah  rapat koordinasi antara BPM, wakil dekan, dan tim auditor.

  1. Evaluasi Diri

Evaluasi  diri  dapat  dilaksanakan  oleh  unit  pelaksanaan  akademik  di tingkat program studi maupun tingkat fakultas. Evaluasi diri tingkat program studi dilaksanakan setiap satu tahun, sedangkan untuk tingkat fakultas setiap dua  tahun sekali.  BPM  UNMUHA selalu  mengembangkan  dan memonitor sistem penjaminan mutu akademik dengan cara mengembangkan instrumen  Berupa  Evaluasi  Diri  Program  Studi  (EDPS)  dan  evaluasi  diri fakultas (EDF).

Evaluasi Diri Program Studi diyakini sebagai cara yang tepat untuk meningkatkan   kualitas   akademik   dari   program   studi.   Untuk   membantu program studi mempersiapkan  pertanyaan  evaluasi  diri, menjawabnya,  dan menilai   kondisi  program  studi,  pada  tahun  2015  BPM  telah  menyusun Instrumen  Evaluasi  Kinerja  Program  Studi.  Instrumen  ini disusun  terutama untuk  mengevaluasi  proses  pembelajaran  dan  telah  digunakan  dalam satu siklus audit mutu akademik internal pada tahun 2016.

Untuk tahun 2017, instrumen evaluasi kinerja prodi tersebut telah disempurnakan dan diberi nama baru yaitu Instrumen Evaluasi Diri Program Studi.  Instrumen  yang  baru  ini  telah  disempurnakan  dengan mempertimbangkan  Standar Akademik Universitas  Muhammadiyah Aceh yang telah disahkan oleh Rektor.

Dengan mempertimbangkan  Standar Akademik UNMUHA, telah ditambahkan pertanyaan-pertanyaan  yang mengevaluasi Standar Visi-Misi, Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat. Selain itu, instrumen yang baru ini telah juga dilengkapi dengan pertanyaan yang memenuhi Standar Nasional Pendidikan sehingga  mencakup  seluruh  24 Standar  Nasional  Pendidikan  yang  terdapat dalam Undang Undang Nomor 12 Tahun 2012.

Instrumen Evaluasi Diri Prodi 2010 ini terdiri atas 18 komponen, yaitu:

  1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Serta Strategi Pencapaian
  2. Bidang kemahasiswaaan
  3. Sumber Daya manusia
  4. Kurikulum
  5. Sarana dan Prasarana
  6. Keuangan
  7. Tata Pamong dan Kepemimpinan
  8. Sistem Pengelolaan
  9. Sistem Pembelajaran
  10. Suasana Akademik
  11. Sistem informasi
  12. Penjaminan Mutu
  13. Lulusan
  14. Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, penerbitan dan kerja sama

Instrumen  evaluasi  ini diisi bersama  oleh pengurus   jurusan/  prodi, tim penjaminan mutu, dan dosen. Dalam memberikan penilaian pada evaluasi diri diberikan petunjuk seperti terlihat pada Lampiran 1 (Petunjuk Penilaian pada Evaluasi Diri)

kerja Tim Evaluasi Kinerja Prodi UNMUHA yang telah disempurnakan dengan masukan  dari  fakultas-fakultas.  Instrumen  evaluasi  diri  ini  terdiri  dari 24 standar sesuai dengan UU No 44 tahun 2016.

Sampai dengan tahun 2017 ini, evaluasi  diri program  studi  dikembangkan  berbasis  standar  BAN  PT  terbaru  yang terdiri dari 7 kriteria utama, meliputi hal-hal berikut ini.

  1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi.
  2. Tata pamong, kepemimpinan,  sistem pengelolaan  dan penjaminan mutu.
  3. Mahasiswa dan lulusan.
  4. Sumber daya manusia.
  5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik.
  6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi.
  7. Penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan kerja sama.

Demikian perjalanan pengembangan instrumen evaluasi diri program studi yang telah disusun oleh BPM UNMUHA.

 

  1. OUTPUT DALAM SPMI

Pendidikan  pada  suatu  institusi  pendidikan  tinggi sering   kali   dihadapkan   pada   permasalahan    tentang   kualitas   pendidikan. Terkandung   suatu   pertanyaan   bagaimana   memberikan    kepuasan   kepada komponen internal maupun eksternal. Komponen internal yang dimaksud meliputi dosen, tenaga kependidikan,  mahasiswa,  orang tua mahasiswa,  dan organisasi institusi, sedang  komponen  eksternal  adalah  pengguna  lulusan.  Permasalahan lain yang juga seringkali muncul adalah relevansi antara kompetensi lulusan dan kebutuhan  pasar.  Relevansi  yang  rendah  akan  berdampak  pada  rendahnya serapan lulusan.

Untuk mengantisipasi beberapa permasalahan yang sering kali muncul maka perlu dilihat kembali potensi lulusan yang tersebar di dunia kerja maupun yang belum sehingga persoalan inti dapat segera dipecahkan. Informasi akurat dapat dilaksanakan  dengan  melaksanakan  kegiatan  tracer study. Melalui tracer study dapat diidentifikasi, diketahui, dan dipenuhi hal-hal berikut ini:

  1. Identifikasi profil kompetensi dan ketrampilan lulusan.
  2. Relevansi pelaksanaan kurikulum dan kebutuhan pasar kerja.
  3. Tingkat kesesuaian kompetensi prodi dan jenis aktifitas dalam pekerjaan.
  4. Sinyal dunia   kerja   dan   kompetensi   yang   dibutuhkan   oleh   masyarakat pengguna lulusan.
  5. Kriteria akreditasi/ sertifikasi (BAN PT).
  6. Persyaratan grant untuk institusi (PHKI).

Pada penyelenggaraan  pendidikan, tracer study dapat memberikan  manfaat sebagai berikut:

  1. Strategi pengembangan kurikulum yang relevan dengan kebutuhan pasar.
  2. Strategi peningkatan proses pembelajaran.
  3. Penyediaan informasi tentang kebutuhan lapangan kerja.
  4. Peningkatan kinerja pengelola institusi.
  5. Peningkatan capaian kriteria optimal dalam akreditasi dan sertifikasi.
  6. Peningkatan kemungkinan mendapatkan grand.

Dengan melihat kebutuhan dan untuk menunjang pengembangan prodi yang ada di UNMUHA maka pada tahun 2016 BPM mengagendakan  untuk menyusun instrumen tracer study dan buku panduan pelaksanaan tracer study. Dalam pelaksanaannya, BPM membentuk tim Focus Group Discussion (FGD) yang beranggotakan perwakilan dari setiap jurusan yang ada di UNMUHA. Program kerja tim FGD dibagi menjadi beberapa tahap berikut ini.

  1. Penyusunan instrumen tracer study
  2. Penyusunan buku panduan tracer study
  3. Uji coba instrumen tracer study dan buku panduan tracer study
  4. Evaluasi instrumen dan buku panduan tracer study
  5. Finalisasi instrumen dan buku panduan tracer study
  6. Publikasi instrumen dan buku panduan tracer study.
  7. Penyusunan Instrumen Tracer Study

Tahapan  penyusunan  konsep dan instrumen  tracer study dibagi menjadi beberapa langkah dengan rincian sebagi berikut (1) pembentukan tim (2)  penentuan tujuan (3) penentuan komponen informasi (4) penentuan target populasi (5) penentuan metode pengumpulan data (6) penyusunan instrumen.

  1. Pembentukan TIM

Dalam  hal  penyusunan  instrumen  trace  study  di  UNMUHA,  tim  yang dibentuk  merupakan  tim  FGD  Tracer  Study  yang  salah  satu  tugasnya adalah  menyusun  instrumen  tracer  study.  Beberapa  hal  yang dipertimbangkan dalam pembentukan tim adalah sbb.

  • Anggota tim   mewakili   variasi   bidang/klaster   keilmuan/ jurusan/ program studi/ KBK/ laboratorium   sesuai  dengan  lingkup  alumni yang akan disurvei.
  • Anggota tim mempunyai pengetahuan, pemahaman, dan komitmen dalam pengembangan program.
  • Setiap anggota mempunyai deskripsi pekerjaan yang jelas.
  • Jumlah anggota secukupnya untuk capaian efisiensi dan efektivitas pekerjaan.
  1. Penentuan Tujuan

Sebagai langkah awal dalam penyusunan instrumen tracer study perlu ditentukan tujuan. Beberapa tujuan suatu perguruan tinggi dalam melaksanakan tracer study adalah sbb.

  • Mendapat informasi untuk pengembangan PT.
  • Evaluasi relevansi PT/fakultas/jurusan.
  • Proses akreditasi/pengajuan   grand  pengembangan   PT/ fakultas/prodi.
  • Memberikan informasi  ke  stakeholders  (mahasiswa,  orang  tua, dosen, dan tenaga kependidikan).
  • Penentuan Komponen Informasi

yang Akan Diinginkan/Ditanyakan Dalam tahapan perencaaan/ desain instrumen, tim merumuskan fokus/ komponen informasi yang akan digali dalam survei. Misalnya, tujuan tracer study adalah untuk keperluan akreditasi, maka komponen-komponen yang ditanyakan dalam borang akreditasi harus ada dalam instrumen tracer study.  Secara  garis  besar  komponen  informasi  yang  akan  digali  dapat dikelompokkan sebagai berikut.

  • Identitas responden
  • Data sosio-biografi
  • Program studi
  • Proses pembelajaran
  • Proses mencari pekerjaan
  • Aktivitas, pekerjaan, dan tempat kerja
  • Orientasi kerja dan kepuasan kerja
  • Relevansi kurikulum/kompetensi dan pekerjaannya
  • Pendidikan dan pelatihan tambahan
  1. Penentuan Target Populasi dan Sampel

Berdasarkan tujuan tracer study, selanjutnya ditentukan target populasi dan sampel yang akan disasar. Hal-hal yang diperhatikan dalam penentuan populasi dan jumlah sampel adalah ketersediaan sumber daya dalam hal ini biaya, waktu, dan tenaga. Misalnya untuk keperluan peninjauan ulang kurikulum,  diperlukan  populasi  lulusan  yang  merupakan  produk implementasi kurikulum terkait.

Berdasarkan   populasi  yang  telah  ditetapkan,  pengambilan   sampel dapat dilakukan berdasar teknik, antara lain, pengambilan sampel secara acak (random sampling), stratifikasi (stratified random sampling), dan pengelompokan (cluster random sampling). Selain itu, sering dilakukan pengambilan sampel secara stratifikasi digabung dengan penentuan secara kuota, atau pengelompokan dan kuota. Ukuran sampel agar mempertimbangkan ukuran dan karakter populasi.

Pengambilan  sampel secara acak dapat dikerjakan dengan membuat daftar  alumni  dan  pengguna  lulusan,  kemudian  diambil  sampel  secara acak. Salah satu kendalanya adalah ketidakhomogenan populasi dan penyebaran tempat alumni, yang menyebabkan metode ini kurang banyak digunakan.

Dalam pengambilan sampel secara stratifikasi, populasi distratifikasikan menjadi kelompok yang lebih homogen. Pengelompokan populasi menjadi kelompok dengan pertimbangan tertentu seperti berikut ini.

  • Berdasarkan wilayah,     misalnya     Kawasan     Barat     (meulaboh, nagan raya, Aceh jaya, Calang dsb), Kawasan Tengah  (takengon, Bener meriah, dsb) Kawasan Timur (Langsa, Idi dsb) dan sebagainya.
  • Berdasarkan tempat   kerja,   misalnya   yang  bekerja   di  instansi pemerintah, swasta, wirausaha, dan lainnya.
  • Berdasarkan bidang   ilmu,   yakni   kelompok   teknik,   kesehatan, Hukum dan sebagainya. Jika jumlah pengelompokan populasi banyak, pengambilan sampel dilakukan  dengan metode    Dalam hal ini populasi  dikelompokkan sesuai homogenitasnya, selanjutnya dilakukan sampling bertingkat acak kelompok yang terpilih.
  1. Penentuan Metode Pengumpulan

Setelah  mengetahui  komponen  informasi  yang diinginkan  dan  target populasi/ sampelnya,  selanjutnya  menentukan  metode pengumpulan  dan analisis datanya. Metode pengumpulan data yang lazim digunakan adalah metode survei dengan menggunakan kuisioner sebagai instrumennya. Penyebaran kuesioner dapat melalui berbagai macam cara, antara lain menggunakan  jasa  pos,  melalui  e-mail,  melalui  website, malalui telepon, mengumpulkan atau mendatangi responden, serta kombinasi metode tersebut.

  1. Penyusunan Instrumen

Dalam  menyusun  dan  mengembangkan  materi  kuesioner/  instrumen perlu  dipertimbangkan  kelengkapan  (comprehensiveness),  kejelasan (clarity), dan relevansinya dengan tujuan untuk efisiensi. Dalam mendesain bentuk kuesioner, beberapa hal  yang perlu dipertimbangkan adalah sbb.

  • pertanyaan terbuka dan/atau tertutup
  • layout dan cakupan kuesioner
  • variabel, code dan nilai (values)
  • penskalaan jawaban dan tingkat pengukurannya.

Hasil dari tahapan kegiatan ini berupa draf instrumen tracer study.

  1. Penyusunan Buku Panduan Tracer Study

Langkah-langkah  yang telah dilakukan oleh tim dalam menyusun draf instrumen  tracer study  kemudian  dielaborasi  dan dikembangkan  menjadi sebuah buku yang diberi judul Buku Panduan Pelaksanaan Tracer Study. Penyusunan buku panduan tracer study dilakukan dengan cara pembagian tugas. Setiap anggota tim bertanggung  jawab pada salah satu bab buku kemudian  dilakukan  diskusi  mingguan  oleh  seluruh  anggota  tim  untuk membahas hasil tulisan setiap anggota tim. Isi buku panduan tracer study mengacu pada langkah-langkah yang telah dilakukan. Secara rinci isi buku panduan tracer study adalah sebagai berikut.

  1. Pendahuluan

1.1   Latar belakang

1.2   Tujuan

1.3   Manfaat

  1. Penyusunan instrumen

2.1 Perumusan  konsep  (evaluasi  program,  persyaratan  akreditasi/ sertifikasi)

2.2   Penyusunan instrumen survei

2.3   Uji coba instrumen

2.4   Finalisasi instrumen

  1. Pengumpulan data di lapangan (target sasaran kegiatan):

3.1   Basis wilayah tempat kerja

3.2   Basis instansi kerja

3.3   Basis latar belakang program studi

3.4   Basis tahun masuk

3.5   Basis pengguna lulusan

  1. Analisis data

4.1   Model analisis deskriptif statistik : mean, variant, STD

4.2   Model analisis regresi

4.3   Model analisis cohort

4.4   Model analisis SWOT

4.5   Fishbone analysis

4.6   Event history analysis

  1. Penyusunan rekomendasi

5.1   Rekomendasi untuk perbaikan program

5.2   Rekomendasi untuk persyaratan sertifikasi/ akreditasi

5.3   Rekomendasi pengembangan jejaring kerja sama

  1. Lampiran

6.1   Prosedur mutu pelaksanaan Tracer study di UNMUHA

6.2   Contoh instrumen tracer study

6.3   Contoh luaran tracer study

 

  1. Uji Coba Instrumen

Setelah  draf  Instrumen  Tracer  Study  dan  Buku  Panduan  Pelaksanaan Tracer  Study  selesai  disusun,  dilakukan  uji coba  untuk  mengetahui  tingkat kesulitan,  validitas,  dan reliabilitasnya.  Uji coba  yang  dilakukan  meliputi  uji coba terhadap program studi yang akan memanfaatkan hasil tracer study dan uji coba terhadap alumni secara langsung. Uji coba terhadap program studi diterapkan  pada  perwakilan  klaster.  Setiap  klaster  diwakili  satu  atau  dua program studi jenjang S-1 dengan perincian sebagai berikut.

  • Klaster Teknik diwakili oleh Program Studi Teknik Sipil dan Teknik Arsitektur
  • Klaster Kesehatan diwakili oleh Program Studi Ilmu kesehatan Masyarakat dan Magister Kesehatan Masyarakat
  • Klaster Pendidikan diwakili oleh seluruh tadris pada Fakultas Agama Islam
  • Klaster Ekonomi  diwakili  oleh  Program  Studi  Ekonomi manajemen dan Akuntansi

Hasil uji coba menunjukkan bahwa masukan yang diberikan bersifat positif. Masukan lain yang dapat dihimpun, antara lain, adalah pertanyaan terlalu banyak, beberapa pertanyaan tidak perlu ditanyakan, identitas responden sebaiknya tidak dicantumkan.

Masukan dari para alumni ini pun sebagian besar bersifat positif. Masukan yang dapat dihimpun  dari uji coba  ini, antara  lain, perlu  ada  penambahan beberapa pertanyaan yang dianggap penting. Hasil uji coba ini dipergunakan untuk menyempurnakan  draf Instrumen Tracer Study untuk alumni dan draf Buku Panduan Pelaksanaan Tracer Study untuk alumni Program Studi S-1.

  1. Evaluasi Instrumen dan Buku Panduan Tracer Study

Hasil uji coba instrumen dan buku panduan tracer study dipergunakan tim untuk menyempurnakan instrumen dan buku panduan tracer study. Penyempurnaan dokumen tracer study dilakukan dengan metode rapat mingguan seluruh anggota tim.

  1. Finalisasi Instrumen

Setelah evaluasi hasil uji coba dilakukan, untuk mencermati dan menyempurnakan instrumen tracer study diselenggarakan workshop yang melibatkan tim tracer study dan wakil program studi terkait. Luaran dari workshop berupa instrumen dan buku panduan tracer study yang sudah siap untuk dipublikasikan.

  1. Publikasi Instrumen dan Buku Panduan Tracer Study

Pubilkasi instrumen dan buku panduan tracer study dilakukan dengan cara mencetak  dua  macam  dokumen  tersebut  menjadi  buku.  Untuk  tahap  awal buku yang dicetak sebanyak pengguna,  yaitu sejumlah  program studi yang ada di UNMUHA. Instrumen Tracer Study ini akan dipergunakan secara serentak di semua program studi S-1 pada tahun 2012.

  1. AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)

AMI  adalah   salah   satu  tahapan   yang  sangat   penting   dalam  SPMI  di Universitas Muhammadiyah Aceh. Pada AMI, hasil evaluasi diri prodi/fakultas diuji secara sistematik dan mandiri untuk menetapkan  bahwa implementasi  kegiatan sesuai  dengan  rencana/dokumen/standar  dan  dilakukan  secara  efektif  dengan tujuan peningkatan mutu yang berkelanjutan.

Peristilahan AMI di UNMUHA mulai digunakan tahun 2015, yang  sebelumnya adalah memakai balance Scorecard. Perubahan  peristilahan  ini terkait dengan cakupan  audit yang lebih komprehensif, tetapi juga meliputi berbagai bidang, di antaranya sarana dan prasarana, sumber daya manusia, pengelolaan, sistem informasi, dan keuangan. Meskipun demikian, fokus  utamanya  adalah  tetap  bidang  akademik  sesuai dengan  kegiatan  utama perguruan   tinggi.   Dalam   implementasi   AMI   di   UNMUHA,   beberapa   hal   perlu diperhatikan  di  antaranya  pihak-pihak  terkait,  siklus  AMI,  tingkatan  AMI,  dan pengelolaan AMI.

  1. Pihak-pihak terkait implementasi AMI.

Pihak-pihak  utama  dari  implementasi  AMI  adalah  (1)  manajemen  yang secara teknis diwakili oleh Bidang Audit Mutu Badan Penjaminan Mutu, (2) Pihak yang diaudit, dan (3) auditor. Ketiga pihak ini saling terkait erat dan saling memengaruhi kelancaran implementasi AMI sehingga koordinasi yang baik dan sistematik sangat diperlukan.

  • Manajemen adalah pimpinan puncak organisasi yang meminta dilakukan audit terhadap unit di bawah kendalinya. Pada pelaksanaannya Manajemen menunjuk seorang sebagai koordinator pelaksana kegiatan AMI dalam hal ini adalah BPM
  • Teraudit adalah komponen pimpinan beserta seluruh sivitas akademika unit yang diaudit
  • Tim Auditor adalah  kelompok, minimal 2 orang, dengan kompetensi melakukan audit yang ditunjuk dengan SK penugasan dari manajemen untuk melakukan pengecekan secara sistematik terhadap unit teraudit.
  1. Pelaksanaan Audit Internal

Pelaksanaan AMI oleh BPM Pada audit ini yang bertindak sebagai  manajemen  adalah dekan dengan terauditnya adalah Fakultas beserta prodi dan dilaksanakan setiap 2 kali dalam 1 tahun. Tahapan kegiatan AMI prodi beserta periode waktunya dalam satu kesatuan implementasi  kegiatan SPMI. Pelaksanaan AMI dikoordinasi dengan GJM (Gugus Jaminan Mutu). Tahapan  pertama  dari  SPMI  Fakultas  adalah  penetapan rencana/standar  yang  dilakukan  pada  periode  Agustus-September (awal tahun ajaran) sehingga bisa diimplementasikan pada kegiatan akademik tahun berjalan yang merupakan tahapan selanjutnya. Selama periode yang sudah ditetapkan/dijadwalkan  selama pelaksanaan kegiatan akademik perlu dilakukan monitoring. Penetapan jadwal monitoring  perlu  memperhatikan  periode  pelaksanaan  kegiatan akademik. Sebagai   contoh,  untuk  kegiatan   belajar-mengajar yang terdiri dari 2 semester dengan masing-masing semester 6 bulan, perlu dimonitor minimal 2 kali dalam satu semester, yaitu sebelum kegiatan evaluasi tengah semester dan akhir semester. Pelaksanaan monitoring bisa dilakukan/diawali  melalui rapat koordinasi di tingkat tim kegiatan semester (TKS)/ tingkat laboratorium/ kelompok bidang keahlian yang mendiskusikan implementasi proses belajar-mengajar berdasarkan rekaman hasil kegiatan, di antaranya berita acara kuliah. Pada rapat ini dilakukan evaluasi dan dilanjutkan kepada koordinator TK2A dan pengurus prodi untuk ditindaklanjuti jika ditemukan penyimpangan/ kekurangan.   AMI prodi terutama terfokus pada penilaian keterlaksanaan dan efektivitas pelaksanaan kegiatan akademik dengan dukungan unsur penunjang SDM, sarana-prasarana, dana, dan pengelolaan prodi. Kegiatan  AMI Prodi berlangsung  pada saat periode liburan semester yaitu   Juni   –   Juli   dengan   berbagai    pertimbangan,    antara   lain ketersediaan waktu auditor dan teraudit. Terdapat kelemahan pelaksanaan AMI pada periode ini yaitu auditor tidak bisa melakukan pengecekan implementasi perkuliahan/praktikum. Hal ini dapat disiasati dengan melihat rekaman/berita acara pelaksanaan perkuliahan/ praktikum.  Temuan  hasil  AMI  selanjutnya  dirumuskan/ditindaklanjuti pada  RTM sesuai  dengan  tingkat  kesulitan  dan  waktu yang diperlukan pada periode Juli – Agustus. Temuan yang dapat diselesaikan dalam waktu singkat bisa langsung diselesaikan pada periode tersebut.  Temuan  yang memerlukan  perencanaan/perubahan anggaran keuangan dapat hanya sampai pada tahapan perencanaan yang berupa jenis/tahapan kegiatan, rencana waktu penyelesaian dan penanggung jawab. Hasil rumusan/tindakan koreksi mengarahkan pada peningkatan mutu melalui penetapan standar/perencanaan  baru pada tahapan selanjutnya.

  1. Siklus AMI

Secara garis besar tahapan AMI terdiri dari perencanaan/persiapan, pelaksanaan  dan pelaporan.

Gambar 2. Siklus AMI

Secara detail pelaksanaan  AMI ini terdiri dari 10 langkah:

  • Perencanaan AMI   diawali   oleh   manajemen   institusi   menetapkan kebijakan AMI.
  • Kebijakan tersebut   direalisasikan/diimplementasikan,   salah  satunya melalui penunjukan seorang ketua Audit Mutu Internal sebagai koodinator pelaksana kegiatan AMI melalui SK rektor. Dan harrus seorang  auditor
  • Bidang Audit melakukan perencanaan  lanjut dengan membuat  tujuan dan lingkup AMI, yang dikonsultasikan dan disetujui oleh Pimpinan Universitas.  Dalam  rangka  membuat  keseragaman/ standardisasi  di lingkungan  UNMUHA, beberapa   tujuan dan lingkup AMI sudah ditetapkan oleh universitas. Tujuan AMI adalah hal-hal yang ingin dicapai/diukur melalui kegiatan AMI; sebagai contoh: peningkatan mutu di dalam proses pembelajaran. Lingkup AMI adalah  sejumlah  kegiatan  serta  objek  dalam  organisasi  yang  akan dicek  secara  sistematik  dan  mandiri  dalam  rangka  mencapai tujuan audit; contoh: lingkup kurikulum dan pembelajaran,  penelitian. Tujuan dan lingkup AMI setiap periode AMI dapat berubah,  seiring dengan perubahan kebijakan AMI dan fokus/skala prioritas  universitas/unit. Untuk mendukung prodi dan dalam rangka peningkatan mutu berkelanjutan, tujuan dan lingkup audit dimulai dari hal yang paling mendasar  kemudian  ditingkatkan  untuk  setiap  periode  AMI. Peningkatan lingkup AMI misalnya dimulai dari ketersediaan dokumen; periode AMI ke-2 implementasi dokumen, periode AMI ke-3 monitoring dan evaluasi implementasi dokumen dan seterusnya yang senantiasa meningkat.
  • Bidang Audit membentuk tim auditor yang berasal dari kelompok auditor, yang terdiri dari 2 auditor untuk setiap prodi. Auditor yang ditunjuk tidak  boleh  terlibat  dalam  kegiatan  prodi  untuk  menjaga independensinya. Disarankan anggota tim merupakan kombinasi yang baik antara auditor senior dan yunior. Salah satu anggota tim berasal luar unit dalam klaster yang sama. Peran dan tanggung jawab auditor adalah:

–   mengaudit sesuai lingkup audit,

–   melaksanakan tugas secara obyektif,

–   mengumpulkan dan menganalisis bukti,

–   melaksanakan tugas sesuai kode etik, dan

–   menjelaskan hasil temuan audit kepada teraudit.

  • Bidang Audit mengadakan rapat koordinasi  AMI dengan mengundang  tim auditor  dan  teraudit (Ketua GJM/UPM). Tujuan pertemuan ini adalah untuk mempertemukan tim auditor dan teraudit sehingga dihasilkan kesepahaman mengenai AMI. Agenda dari rapat koordinasi ini di antaranya adalah sebagai berikut.

–  Review  materi  sosialisasi  AMI  untuk  kesamaan  pemahaman  dan meminimalkan   permasalahan   jika   auditor/teraudit   berhalangan hadir pada kegiatan sosialisasi yang dilakukan di BPM.

–  Penjelasan   tujuan   dan  lingkup   AMI  merupakan   acuan   dalam melaksanakan AMI.

–    Penyampaian  dan  penjelasan  audit  kit  yang  terdiri  dari  formulir laporan audit dan kuesioner AMI

–    Ada kesepakatan  jadwal detail pelaksanaan AMI antara tim audit dan teraudit.

  • Tim auditor melaksanakan audit dengan mengunjungi tempat teraudit, Urutan pelaksanaan audit adalah sebagai berikut.

– Pertemuan pembukaan diisi dengan perkenalan tim auditor kepada teraudit yang biasanya terdiri dari pengurus/penanggung jawab unit teraudit,  penyampaian  tujuan  dan  lingkup  audit  oleh  ketua  tim auditor, diakhiri oleh kesepakatan jadwal detail pelaksanaan audit/program audit,

No                 Jam                 Kegiatan Audit

1              08.00 – 08.15       Pembukaan

2              08.15 – 11.00       Pemeriksaan Dokumen

3              11.00 – 12.00       Pertemuan dengan Kaprodi

4              12.00 – 13.00       Penyampaian Temuan dan Penutupan

 

–    Pelaksanaan   Audit  dengan  Pihak  Teraudit ,  yang  biasa  dinamakan  juga  desk  evaluation, merupakan audit terhadap kecukupan dokumen akademik dan dokumen mutu berupa manual mutu dan prosedur mutu yang dipersyaratkan   dalam  standar  sistem  mutu.  Karena  hanya fokus kepada pemeriksaan dokumen, tahapan audit sistem ini bersifat dangkal. Mengingat jumlah dokumen yang banyak, dilakukan pembagian tugas pencermatan dokumen oleh setiap auditor sehingga semua komponen dari lingkup audit bisa dicermati. Hasil dari audit sistem ini berupa daftar pertanyaan/ check list yang merupakan  acuan/hal  yang akan dikonfirmasi. Pengembangan dari pelaksanaan AMI adalah akan ada 2 kegiatan , 1. Audit Sistem, 2 Audit kepatuhan. (penjelasan di BAB IV, pengembangan SPMI)

–  Pertemuan  Prapenutupan  merupakan  pertemuan  yang  dipimpin oleh  ketua  tim auditor  dan  hanya  diikuti  oleh  tim auditor  dalam rangka merumuskan hasil audit dan membuat draft laporan audit. Secara detail isi pertemuan prapenutupan adalah sebagai berikut.

  • Mengaitkan temuan-temuan untuk meyakinkan  bahwa  segala sesuatunya telah benar.
  • Mengevaluasi dan melakukan kaji ulang hasil audit.
  • Mengelompokkan temuan-temuan (mayor, minor, observasi).
  • Memastikan laporan Ketidaksesuaian (KTS) telah dipersiapkan dengan benar.
  • Menyusun draf laporan akhir.

–    Pertemuan  penutupan  merupakan  pertemuan  yang dipimpin  oleh ketua  tim  auditor  dengan  dihadiri  oleh  seluruh  tim  auditor  dan teraudit dengan tujuan menyampaikan dan menyepakati hasil audit. Secara rinci isi pertemuan penutupan ini adalah sbb.

  • Penyampaian penghargaan  atas  kerja  sama  dengan  teraudit sehingga pelaksanaan audit lancar.
  • Penjelasan singkat   tentang   pelaksanaan   audit  yang   telah dilakukan.
  • Presentasi hasil audit berupa Ketidaksesuaian dan observasi.
  • Penjelasanan ringkasan   menyeluruh   dan   kesimpulan   dan menjelaskan tindakan selanjutnya.
  • Melakukan persetujuan   temuan  dan  tanggal  pengembalian permintaan tindakan perbaikan (PTK) sesuai prosedur adalah 5 hari kerja setelah pelaksanaan audit.
  • Penyerahan laporan audit untuk ditindaklanjuti teraudit.

– Prodi membahas tindak lanjut hasil AMI dalam forum RTM tingkat unit teraudit. Hasil  pertemuan  selanjutnya  dituangkan  dalam borang  PTK yang berisi rencana  kegiatan  tindak lanjut untuk setiap temuan AMI, rencana waktu pelaksanaan dan penanggung jawab kegiatan. Selanjutnya penyerahan kembali laporan AMI yang sudah disertai oleh borang PTK yang sudah terisi kepada ketua tim auditor.

– Tim auditor mengecek PTK yang diisi oleh teraudit dan melakukan persetujuan dengan menandatangani borang PTK. Selanjutnya melengkapi laporan AMI dengan mengisi borang rekapitulasi  PTK dan menyerahkannya kepada Ka. Bidang Audit.

–   Ka. Bidang Audit  melakukan  rapat  koordinasi  pelaksanaan  AMI  dengan  tim Auditor dengan agenda penerimaan laporan AMI, berupa hardcopy dan softcopy dengan menandatangani borang presensi AMI, mengevaluasi pelaksanaan AMI dan penyelesaian administrasi.

–  Ka. Bidang Audit   menganalisis   seluruh   laporan   AMI   yang   masuk   dengan mengisi formulir Rekapitulasi Laporan AMI. Selanjutnya Ka. Bidang Audit menyerahkan rekapitulasi kepada pihak manajemen unit melalui penanggung jawab penjaminan mutu sebagai materi pelaksanaan RTM.

  1. RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN (RTM)

RTM merupakan  rapat yang dilakukan  dengan periode waktu tertentu yang bertujuan  untuk  membahas  tindak  lanjut  temuan  audit  dan  meninjau  kembali sistem mutu institusi. RTM dilakukan  untuk memastikan  kelanjutan  kesesuaian, kecukupan,  dan efektivitas sistem mutu. RTM dipimpin langsung oleh pimpinan institusi   dan   dihadiri   oleh   seluruh   jajaran   manajemen.   Tinjauan   ini   harus mencakup  penilaian  kesempatan  untuk peningkatan  dan kebutuhan  perubahan sistem  mutu,  termasuk   kebijakan   mutu  dan  sasaran  mutu.  RTM  dilakukan sekurang-kurangnya sekali dalam satu tahun. Setiap kegiatan RTM harus direkam yang mencakup hal-hal berikut.

  1. hasil/temuan audit
  2. umpan balik pelanggan (keluhan pelanggan, survei kepuasan pelanggan)
  • kinerja layanan/kinerja dosen dan kesesuaian hasil layanan
  1. analisa kesesuaian kompetensi, atau kesesuaian layanan lainnya
  2. status tindak lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)
  3. tindak lanjut dari RTM sebelumnya,
  • perubahan sistem mutu
  • usulan peningkatan sistem mutu

Hasil   RTM   harus   mencakup   adanya   keputusan   dan   tindakan   yang berhubungan dengan:

  1. peningkatan efektivitas   sistem   mutu  dan  prosesnya   atau  perumusan standar baru
  2. peningkatan hasil   layanan    yang   menuju   terpenuhinya    persyaratan pelanggan, dan
  3. pemenuhan kebutuhan sumber daya.
  4. PENINGKATAN MUTU
  5. Pemenuhan Standar Mutu
  6. Pendahuluan

Penerapan   penjaminan    mutu   meliputi   segala   aspek   di   dalam pengelolaan suatu perguruan tinggi. Persyaratan utama dalam penerapan penjaminan mutu ialah adanya komitmen yang dimulai dari komitmen pimpinan dan diikuti komitmen semua sivitas akademika. Penerapan penjaminan   mutu  di  UNMUHA  dengan  sendirinya   akan  diwarnai  dengan keadaan alamiah adanya variasi kekhasan tiap-tiap fakultas atau unit kerja yang ada di UNMUHA. Semua perbedaan dalam implemantasi sesungguhnya mempunyai  satu  muara  yaitu  adanya  peningkatan  mutu  secara berkelanjutan yang akan sangat dipengaruhi kondisi lokal setiap unit kerja serta  kebijakan  dalam  menentukan  skala  prioritas.  Mutu  yang sesungguhnya pada akhirnya akan ditentukan oleh masyarakat sebagai stakeholders eksternal. Saat ini UNMUHA sudah mencapai tahap bahwa pengakuan   nasional,   regional,   dan  internasional   pada  UNMUHA  semakin tumbuh ditandai dengan meningkatnya kuantitas serta kualitas kerja sama, serta semakin meningkatnya animo masyarakat untuk masuk UNMUHA dalam berbagai jenjang pendidikan yang ditawarkan.

  1. Standar Mutu

Sebagai induk standar mutu di UNMUHA ialah standar akademik unversitas yang   meliputi   berbagai   aspek   dalam   pengelolaan   pendidikan   tinggi. Standar akademik UNMUHA identik dengan academic standard beberapa universitas yang sudah maju yang meliputi berbagai aspek pengelolaan pendidikan tinggi. Standar akademik di tingkat universitas dijiwai oleh kebijakan akademik atau Garis Besar Haluan Akademik yang selanjutnya merupakan   inspirasi  untuk  dijabarkan   lebih  lanjut  menjadi  standar  di jenjang unit atau fakultas. Dalam perkembangannya standar yang telah menjadi suatu kesatuan dalam pengelolaan harian suatu unit berkembang lebih lanjut, yang bentuknya  tidak lagi sebagai standar, tetapi diterapkan sebagai persyaratan atau requirement yang harus dipenuhi untuk mencapai kualitas   tertentu   yang   diharapkan   unit   tersebut.   Dengan   demikian, sebenarnya  budaya  mutu  telah  mulai  dan sistem yang  mengawal  mutu. Variasi ini juga terjadi di beberapa fakultas. Misalnya di Fakultas Teknik, Komisi Koordinasi Kegiatan Akademik (K3A) telah ditiadakan karena sudah menyatu dengan sistem yang ada.

  1. Pemenuhan Standar Mutu

Pemenuhan standar mutu sangat dipengaruhi oleh komitmen pimpinan setiap unit. Sistem baku  yang diterapkan  di UNMUHA di beberapa  unit atau fakultas juga telah ditambahkan sistem sertifikasi misalnya, ISO 9001 atau pengembangan sistem internal dalam mengawal sistem mutu, yang penerapannya sangat komplementer.

Pemenuhan standar mutu internal juga dilakukan dengan mengadopsi standar  eksternal,  misal  dari  BAN  PT,  AUN  dll.  yang  dikemas  dalam standar internal dalam bentuk instrumen evaluasi diri, baik untuk fakultas maupun program studi. Pada Instrumen evaluasi diri tersebut, pada setiap siklus  yang  ditetapkan,  dilakukan  pengisian  secara  online  untuk mengetahui   perkembangan   serta   kondisi   nyata   suatu   program   atau fakultas.  Dengan   demikian,   pemenuhan   standar  mutu  erat  kaitannya dengan pengembangan standar, pengembangan instrumen evaluasi diri, pengembangan sistem Audit Mutu Internal, sertifikasi dan akreditasi, pengembangan pangkalan data, dan benchmarking.

  1. Pengembangan Standar

Standar  mutu internal  di UNMUHA dikembangkan  sebelum  adanya  SNP, walaupun  dalam  implementasinya  telah  memenuhi  SNP,  bahkan melampaui  SNP (misalnya  penelitian dan pengabdian  pada masyarakat). Pengembangan  standar di tiap unit atau fakultas akan selalu dipengaruhi oleh kondisi maupun ciri khas fakultas yang bersangkutan. Beberapa unit kerja telah mengembangkan standardisasi sistem, misalnya sistem administrasi mahasiswa, sistem keuangan, sistem inventarisasi barang dsb. Pengembangan  sistem tersebut telah dilakukan secara online dan dalam bentuk buku pedoman yang diimplementasikan pada unit tersebut.

  1. Pengembangan Instrumen Evaluasi Diri

Evaluasi diri merupakan  salah satu simpul dalam siklus  SPMI UNMUHA. Pengembangan  instrumen evaluasi diri dimulai dengan pembentukan task force yang ditugaskan untuk melakukan FGD tentang parameter yang diperlukan untuk menyusun instrumen evaluasi diri. Untuk tingkat program studi, sumber  standar  mutu  untuk evaluasi  diri ialah Instrumen  BAN PT yang kemudian diperkaya dengan materi dari AUN maupun nilai-nilai UNMUHA. Penentuan sumber materi dari BAN PT ini dilakukan dengan dasar bahwa setiap prodi wajib melakukan akreditasi secara periodik. Dengan demikian, pengisian instrumen/borang evaluasi diri secara tidak langsung adalah persiapan untuk melakukan akreditasi. Instrumen evaluasi diri dilakukan perbaikan setiap tahun sejalan dengan berbagai perkembangan  misalnya adanya perubahan instrumen yang digunakan olah BAN PT maka secara simultan   instrumen   evaluasi   diri   prodi   juga   berubah   menyesuaikan instrumen BAN PT yang terbaru.

Pada  tingkat  fakultas,  instrumen  evaluasi  diri  dikembangkan berdasarkan  instrumen  akreditasi  institusi  dari  BAN  PT  serta  instrumen AUN untuk tingkat  institusi.  Instrumen  evaluasi diri fakultas  terdiri dari 2 bentuk  yaitu  bentuk  isian  online  seperti  instrumen  evaluasi  diri program studi dan bentuk narasi/portofolio berdasarkan kriteria mutu AUN.

Kegiatan selanjutnya ialah pengembangan sistem pengisian secara online.  Kegiatan  evaluasi  diri ini berjalan  relatif baik, yang terasa sering menjadi hambatan ialah jumlah bandwidth UNMUHA yang masih kurang serta sistem koneksi internet yang perlu ditingkatkan.

  1. Pengembangan Sistem Audit Mutu Internal

Pada sistem audit mutu internal yang telah dilakukan beberapa siklus telah mengalami beberapa pengembangan, antara lain, sbb.

  1. Pengembangan audit  sistem  dari  yang  semula  manual  menjadi online dengan penyempurnaan beberapa materi dalam instrumen.
  2. Pengembangan Audit Kepatuhan dari yang semula auditor bertemu secara langsung dengan tim auditee, saat ini telah dikembangkan dengan pertemuan secara terpisah dengan berbagai auditee, yaitu pengelola, dosen, karyawan, mahasiswa, alumni, dan pengguna.
  • Perubahan jumlah auditor  yang semula  minimal  3 auditor dalam audit, saat sekarang dapat dilakukan oleh 2 auditor
  1. Sertifikasi dan Akreditasi

Beberapa upaya pemenuhan standar mutu di UNMUHA ialah dengan dilakukannya melalui sertifikasi dosen dan akreditasi program studi. Selanjutnya, peningkatan kualitas SDM juga dilakukan dengan penugasan studi  lanjut,  baik  karyawan  maupun  dosen  serta  pelatihan  dan  outbond untuk tujuan peningkatan

Pemenuhan   mutu  juga  ditunjang  dengan  beberapa  program  dual degree serta kolaborasi student serta staff exchange dengan beberapa universitas di luar negeri.

  1. Peningkatan Koordinasi dalam Implementasi

Dengan menuju research university, pelaksanaan penjaminan mutu sebagai kewajiban sebuah perguruan tinggi maka koordinasi dalam implementasi menjadi lebih intensif dilakukan. Di UNMUHA koordinasi BPM dengan unit-unit lain di universitas  berjalan sangat intensif dalam rangka memenuhi standar mutu universitas. Dengan demikian, lingkup kerja BPM menjadi lintassektoral dan peran sebagai unit yang mengawal mutu lebih diharapkan. Keterlibatan BPM dalam membangun sistem mutu di berbagai unit, misalnya LP4M, fakultas, dll. Hal itu dilakukan dengan pembentukan  taskforce bersama unit lain serta dengan pembentukan  tim bantuan  teknis  yang  secara  khusus  ditugaskan  untuk  membantu  unit tertentu dalam meningkatkan sistem mutu yang sudah ada.

  1. Pembuatan Pangkalan Data

Dalam   rangka   integrasi   data   akademik,   sumber   daya   manusia, prasarana dan sarana, serta tata kelola secara komprehensif,  dewasa ini sedang dikembangkan pangkalan data di UNMUHA. Jumlah data yang sangat lengkap yang sebagian besar berada pada unit-unit pelaksana kegiatan akademik  diharapkan   dapat  diintegrasikan   sehingga   dapat  digunakan dengan lebih efektif, terutama dalam pengembangan sistem pendidikan di UNMUHA serta  pengambilan  keputusan  di tingkat  pimpinan.  Pengembangan pangkalan data tersebut melibatkan berbagai unit serta para ahli IT yang ada di UNMUHA.

  1. Benchmarking

Kegiatan  bencmarking  telah dilakukan  staf karyawan  universitas  dan berbagai  fakultas,  baik  di  dalam  maupun  ke  luar  negeri.  Kegiatan  ini dilakukan   secara   terstruktur,   misalnya   terkait   dengan   program   PHK maupun  secara  tidak  langsung  dilakukan  dengan  berbagai  kunjungan sivitas akademika  ke luar negeri. Kegiatan benchmarking  pada dasarnya diharapkan menghasilkan perbaikan sistem yang telah ada dan atau inisiasi sistem baru dalam rangka peningkatan mutu.

  1. Siklus SPMI UNMUHA

Kegiatan   pemenuhan   standar   mutu   UNMUHA   pada   dasarnya   dapat disarikan dari kegiatan pelaksanaan siklus SPMI yang mengandung 7 komponen berikut ini.

  1. Standar, berupa dokumen mutu tingkat universitas, fakultas, bagian,dan program studi.
  2. Pelaksanaan, berupa  implementasi   standar  mutu,  sistem  mutu tingkat universitas, fakultas, bagian dan program studi.
  • Monitoring, monitoring di tingkat universitas dilakukan dengan cara koordinasi dengan Direktorat Perencanaan dan Pengembangan atau secara mandiri dilakukan oleh berbagai unit di tingkat fakultas/prodi.
  1. Evaluasi diri, dilakukan oleh fakultas (2 tahun sekali) dan program studi (setiap tahun).
  2. Audit Mutu Internal, dilakukan dengan mengaudit sistem disetiap unit/ Fakultas dan prodi
  3. Rumusan koreksi   yang   didasarkan   pada   temuan   audit   mutu intermal  yang  ditindaklanjuti  dengan  rapat  tinjauan  manajemen  di tingkat prodi, fakultas, dan universitas.
  • Peningkatan mutu  berkelanjutan,  peningkatan  mutu atau sistem yang terjadi di segala jenjang pelaksana kegiatan akademik.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IV. PENJAMINAN MUTU EKSTERNAL (PME)

 

 

  1. PME TINGKAT NASIONAL

Telah diketahui bersama bahwa Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT) terdiri atas dua tahap penjaminan mutu. Tahap-tahap tersebut adalah sbb.  Pertama,  tahap  PMI,  kedua  tahap  PME.  Perbedaan  kata  internal  dan eksternal di sini terletak pada standar yang digunakan.  Apabila kita melakukan penjaminan  mutu  dengan  menggunakan  standar sendiri,  penjaminan  mutu  kita baru berada pada tahap internal. Apabila kita sudah menggunakan dan atau menerapkan   standar   BAN   PT   atau   lainnya,   penjaminan   mutu   kita   sudah memasuki  tahap eksternal. Standar  PME yang diharapkan  tidak hanya standar BAN PT tetapi juga AUN, ISO, ABET, ASIIN, dll.

Berdasarkan PP No. 19 Tahun 2005, pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal perguruan tinggi (SPMI-PT) sudah bukan lagi merupakan kegiatan yang bersifat fakultatif atau sukarela. Akan tetapi, bersifat wajib dan harus dilaksanakan oleh setiap satuan pendidikan, apakah pada aras atau jenjang perguruan tinggi, fakultas,  jurusan,  atau  program  studi.  Hal  ini  tersurat  pada  Pasal  91  yang berbunyi:

“Setiap satuan pendidikan pada jalur formal dan nonformal wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu” Penjaminan mutu internal sebagaimana disuratkan dalam PP No. 19 Tahun 2005 Pasal 91 tersebut perlu disadari sebagai suatu langkah pemantapan menuju penjaminan  mutu  eksternal,  baik  penjaminan  mutu  eksternal  pada  aras  atau jenjang nasional, regional, dan maupun internasional.

Dapat dinyatakan bahwa Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI-PT):  (1)  merupakan  langkah  awal  menuju  SPME,  yang  untuk  saat  ini SPME dunia pendidikan bagi Indonesia yang diakui pemerintah adalah BAN PT; (2)  boleh  dimulai  dengan  menggunakan  standar  mutu  sendiri  dulu;  (3) sambil berjalan, standar mutu tersebut harus dikembangkan secara berkelanjutan.

 

 

  1. Pengertian Sistem Penjaminan Mutu Eksternal

Penjaminan   Mutu   Eksternal   (SPME)   merupakan   kegiatan   sistemik penilaian kelayakan program (program studi) dan atau perguruan tinggi oleh BAN  PT  atau  lembaga   mandiri   di  luar  perguruan   tinggi  yang  diakui pemerintah. SPME dilakukan untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi untuk dan atas nama masyarakat, sebagai bentuk akuntabilitas publik sebagaimana  diamanatkan oleh Pasal 60 ayat (2) UU Sisdiknas dan Pasal 86 ayat (3) PP Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan (disebut Akreditasi). Sehubungan dengan pengertian di atas, dapat dinyatakan hal-hal sbb.

  1. SPMI-PT merupakan tuntutan eksternal (stakeholders, pengguna, lembaga terkait), dan bukan tuntutan pemerintah.
  2. Penjaminan Mutu Internal dilaksanakan untuk    menyiapkan penjaminan   mutu   eksternal   (Akreditasi   BAN   PT,   atau   Badan Akreditasi Regional dan Internasional).
  3. Muara penjaminan mutu internal dan eksternal adalah peningkatan mutu satuan pendidikan.
  4. Prosedur Pengajuan Akreditasi BAN PT

Untuk melaksanakan  hal tersebut di atas, disusunlah manual prosedur pengajuan akreditasi BAN PT sebagai berikut.

  1. Lembaga Penjaminan Mutu universitas mengingatkan program studi untuk mengajukan permohonan kepada BAN PT untuk diakreditasi selambat-lambatnya 6 bulan sebelumnya.
  2. Program studi mengajukan permohonan akreditasi kepada BAN PT dengan melampirkan persyaratan eligibilitas.
  3. Persyaratan Eligibilitas meliputi:
  • SK Pendirian Program Studi, dan
  • Izin operasional program studi.
  1. BAN PT  mengkaji   permohonan   dan  laporan   hasil  evaluasi-diri berdasarkan persyaratan awal (eligibilitas).
  2. Jika telah  memenuhi   persyaratan   awal,   BAN  PT  mengirimkan instrumen   akreditasi   kepada   program  studi  yang  bersangkutan setelah   rangkuman   hasil   evaluasi-diri   dinilai   memenuhi   syarat (sekarang sudah bisa langsung dilengkapi).
  3. Program studi langsung mengisi borang akreditasi (Borang 3a).
  4. Fakultas/ sekolah tinggi yang membawahi program studi mengisi borang fakultas/ sekolah tinggi (Borang 3b).
  5. Program studi mengirimkan borang yang telah diisi tersebut beserta lampiran-lampirannya kepada BAN PT, disertai surat  dari rektor.
  6. BAN PT memverifikasi kelengkapan borang tersebut.
  7. BAN PT menetapkan 2 asesor terlatih dan kompeten.
  8. Asesor utusan Ban PT, melakukan visitasi lapangan, mengecek kelengkapan bukti menyesuaikan dengan borang yang ditulis.
  9. PEMETAAN HASIL AKREDITASI BAN PT

Dalam rangka memfasilitasi seluruh program studi yang belum terakreditasi atau bagi program studi yang akan memperpanjang sertifikat BAN PT yang akan berakhir  masa berlakunya,  BPM melakukan  pemetaan  hasil akreditasi  BAN PT bagi program studi melalui serangkaian langkah sebagai berikut.

  1. Langkah-Langkah Menuju Pemetaan Hasil Akreditasi
  2. Rapat Koordinasi dengan Ketua Program Studi (Kaprodi)

Untuk  mengetahui  status  akreditasi  program  studi,  dilakukanlah rapat koordinasi dengan para kaprodi yang belum terakreditasi dan program studi yang telah dan hampir habis masa berlaku sertifikat akreditasinya.  Hal ini dilakukan dengan tujuan melakukan  inventarisasi daftar nama program studi mengenai masa berlaku sertifikat Akreditasi BAN PT, dan daftar nama program studi yang belum terakreditasi.

  1. Bantuan Teknis kepada Prodi

Bagi program studi yang mengalami kesulitan di dalam menyiapkan akreditasi dan perpanjangan akreditasinya, BPM selalu siap memberikan bantuan teknis pengisian borang maupun penyiapan dokumen pendukungnya, bagi program studi yang memerlukan bantuan teknis.

  1. Konsultasi dengan Pihak BAN PT

Dalam upaya melakukan “updating” terhadap perkembangan atau perubahan prosedur dan persyaratan akreditasi yang dibutuhkan, maka BPM selalu melakukan  konsultasi dengan pihak BAN PT, baik dengan cara mengundang asesor sebagai narasumber maupun datang langsung ke BAN PT untuk berkonsultasi.

  1. Monitoring atau  Pemantauan  Persiapan  dan  Pelaksanaan  SPME Prodi

Setelah  daftar  nama  program  studi  yang  belum  terakreditasi  dan yang sudah terakreditasi  diterima BPM beserta data masa berlakunya, BPM akan berusaha melakukan  monitoring atau pemantauan  terhadap seluruh program studi untuk diingatkan agar jangan sampai mengalami keterlambatan   dalam   pengajuan   akreditasi   bagi   program   studinya. Apabila diketahui ada program studi yang belum dapat memproses pengajuan akreditasi, BPM juga akan mencari informasi mengenai faktor menyebab  kesulitan  atau hambatan  pemrosesan  pengajuan  akreditasi tersebut untuk ikut memberikan pemikiran tentang solusi penanggulangannya.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB V. PENGEMBANGAN SPMI

 

 

SPMI di UNMUHA dikoordinasi oleh Badan Penjaminan mutu (BPM) yang berada di tingkat universitas. BPM UNMUHA yang pertama kali dibentuk pada tahun 2009 sesuai dengan SK Rektor No. 005/2009. Sesuai SK tersebut, BPM UNMUHA bertugas   untuk  merencanakan   dan  melaksanakan   sistem  penjaminan   mutu secara keseluruhan di UNMUHA, membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan penjaminan mutu, memonitor pelaksanaan sistem penjaminan mutu, melakukan auditing dan evaluasi pelaksanaan penjaminan mutu, dan melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu secara berkala.

Dalam perkembangan, tugas BPM UNMUHA berkembang menjadi merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi pelaksanaan  SPM-PT,  melaksanakan  Audit  Mutu  Internal  fakultas,  menerima laporan   Audit   Mutu   Internal   program   studi   dari   fakultas,   mengevaluasi pelaksanaan audit mutu internal prodi di fakultas dan menyerahkan  Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) ke Rektor dalam forum Rapat Kerja Universitas  (RKU) untuk  ditindaklanjuti.  Pelaksana  penjaminan  mutu  di  tingkat  fakultas diselenggarakan  oleh  Gugus  Jaminan  Mutu  (GJM)  atau nama  yang  lain,  yang bertugas melaksanakan Siklus SPM-PT, melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI), menindaklanjuti  PTK  (Permintaan  Tindakan  Koreksi)  hasil  AMI,  dan melaksanakan rapat tinjauan Manajemen (RTM).

Pelaksanaan   SPMI   didasarkan   pada   dua   dokumen,   yaitu   Dokumen Akademik  dan  Dokumen  Mutu.  Dokumen  Akademik  ada  yang  disusun  pada tingkat universitas, fakultas, atau program studi. Dokumen Akademik yang berada pada tingkat universitas dan fakultas terdiri atas dokumen Kebijakan Akademik, Standar  Akademik,  dan  Peraturan  Akademik.  Dokumen  Akademik  di  tingkat program studi terdiri atas Spesifikasi Program Studi, Kurikulum, Peta Kurikulum, dan Rencana Program dan Kegiatan Pembelajaran Semester (RPKPS).

 

 

 

 

BAB VI. RENCANA STRATEGIS SPMI

 

 

  1. SISTEM INFORMASI PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SIPMI)

Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal di Universitas Muhammadiyah Aceh sudah  meliputi  semua  jenjang  studi, Setiap siklus, yang dilaksanakan setahun sekali, terkumpul  data  yang  cukup  besar  dari  hasil  Audit  Mutu  Internal  (AMI).  Data tersebut akan direncanakan diperoleh berdasar pada Evaluasi Diri Program Studi (EDPS) yang harus diisi oleh semua prodi sebelum siklus AMI berlangsung.

Data EDPS yang dikumpulkan berupa  data mentah. Data yang terekam sebenarnya cukup kaya untuk diolah bagi keperluan pengembangan prodi, fakultas, ataupun universitas. Akan tetapi, sampai saat ini data  tersebut  belum  dimanfaatkan  secara  maksimal.  Dengan  demikian,  perlu dibuat  sistem  informasi  yang  dapat  mengambarkan   keadaan  prodi  saat  ini maupun progres pengembangan prodi dari tahun ke tahun. Selain itu, data yang ada juga merupakan bahan yang cukup lengkap untuk menyiapkan borang akreditasi.

Sistem  informasi  yang  dibangun  harus  dapat  memanfaatkan  data  yang terekam semaksimal mungkin sesuai dengan kebutuhan dan kerincian data yang diinginkan.   Berdasarkan   tingkatan   pengguna,   perlu   disiapkan   jenis   sistem informasi yang berbeda.  Sebagai contoh, tingkat prodi akan lebih tertarik pada data yang sifatnya transaksional (transaction processing sistem), tingkat direktorat mungkin    lebih   tertarik   untuk   mendapatkan    data   yang   akan   membantu pengambilan keputusan (decision support sistem) sesuai dengan wewenangnya, dan  pimpinan  universitas  akan  tertarik  pada  data  untuk  tujuan  yang  bersifat strategis (excecutive information sistem).

Sistem informasi yang dibangun harus memiliki antarmuka yang dapat mempermudah  pengaksesan  data  dan  fitur  untuk  mencetak  berbagai  laporan yang diperlukan. Sistem informasi yang dibangun juga harus dilengkapi dengan fitur-fitur untuk menunjukkan relasi antara satu data dengan data lain, baik pada satu instansi maupun antarinstansi. Dengan cara ini pembandingan suatu kriteria prodi atau fakultas  yang berbeda bisa dilakukan dengan  mudah. Di lain pihak, peningkatan berkelanjutan dari suatu prodi atau fakultas juga dapat diamati berdasarkan data yang terekam di EDPS dengan menggunakan sistem informasi yang tersedia.

Di akhir implementasi  kegiatan pada periode Mei – Juni, prodi melakukan evaluasi diri dengan cara mengisi borang Evaluasi Diri Program Studi (EDPS),  baik secara  online  di SIPMI maupun  offline. Hasil isian EDPS digunakan sebagai dasar pengecekan pada pelaksanaan AMI.

 

  1. PEMANTAUAN PENGISIAN EVALUASI DIRI PROGRAM STUDI (EDPS)

Pemantauan pengisian EDPS online  dilaksanakan mulai dari pembukaan pengisian sampai dengan batas akhir pengisian, baik untuk program sarjana maupun program Pascasarjana. Pemantauan dilakukan oleh tim SPMI BPM UNMUHA dari semua jenjang strata. Bagi program studi baru, pengisian EDPS dibantu oleh tim bantuan teknis dari BPM UNMUHA yang terdiri dua orang. Pada pertengahan  waktu pengisian  EDPS online,  tim SPMI BPM UNMUHA memantau dan mencatat prodi-prodi yang sudah selesai mengisi, sedang mengisi,   atau   belum   mengisi, hasilnya   disampaikan   pada   saat   rapat koordinasi  BPM UNMUHA untuk ditindaklanjuti.  Pada saat pengisian  EDPS,  tim SPMI BPM UNMUHA menyediakan Ka. Bidang Audit mengadakan  rapat koordinasi  AMI dengan mengundang  tim auditor  dan  teraudit. Tujuan pertemuan ini adalah untuk mempertemukan tim auditor dan teraudit sehingga dihasilkan kesepahaman mengenai AMI. Agenda dari rapat koordinasi ini di antaranya adalah sebagai berikut.

  1. Review materi  sosialisasi  AMI  untuk  kesamaan  pemahaman  dan meminimalkan   permasalahan   jika   auditor/teraudit   berhalangan hadir pada kegiatan sosialisasi yang dilakukan di BPM.
  2. Penjelasan tujuan   dan  lingkup   AMI  merupakan   acuan   dalam melaksanakan AMI.
  • Penyampaian dan  penjelasan  audit  kit  yang  terdiri  dari  formulir laporan audit, kuesioner AMI dan username serta password untuk mengakses  dokumen  evaluasi  diri program studi  (EDPS)  secara online  yang  berada  dalam  Sistem  Informasi  Penjaminan  Mutu Internal (SIPMI).

Waktu kepada setiap prodi untuk bertanya atau berkonsultasi   apabila   ada   kendala   pada   saat   pengisian.   Pada   saat pemantauan pengisian tersebut, prodi dapat bertanya dan berkonsultasi mengenai  cara  mengakses,  cara  pengisian,  materi,  dan  sebagainya  yang dapat dilakukan melalui telepon atau langsung datang ke BPM. Pemantauan   pengisian   EDPS  online  sebaiknya   juga  dilakukan   oleh Fakultas melalui unit penjaminan mutu sehingga akan lebih efektif dan efisien. Pemantauan   pengisian   EDPS   ini   memerlukan   adanya   koordinasi   yang sinergis antara Fakultas dengan BPM UNMUHA melalui wakil dekan akademik. Pemantauan pengisian EDPS online juga dilakukan pada saat AMI    yang   prosesnya   hampir   sama   dengan   pemantauan pengisian  EDPS  tingkat  prodi.  Perbedaannya,  pengisian  EDPS  dilakukan setiap dua tahunan.

  1. Audit kepatuhan,

Selama ini , BPM melakukan AMI hanya mengaudit Sistem dan implementasi SPMI, biasa  dinamakan  juga  visitasi,  merupakan pemeriksaan terhadap kesesuaian implementasi terhadap rencana/standar   dan   efektivitas   pelaksanaan   sistem   mutu. Sesuai dengan pembagian kerja/lingkup audit pada saat audit sistem, untuk kedepan, BPM UNMUHA melalui Tim auditor melakukan  pemeriksaan  implementasi  dengan menggunakan  beberapa  metode  audit adanya variasi didalam system audit,  di  antaranya,  adalah sbb.

  1. Melakukan wawancara, diskusi, atau  konsultasi  dengan para penanggung jawab, mahasiswa, karyawan, dan kalau memungkinkan alumni.
  2. Melakukan kaji ulang dokumen dan catatan-catatan.
  • Mengamati pekerjaan yang sedang berlangsung.
  1. Menguji masukan, proses, dan keluaran pekerjaan.
  2. Menguji sumber daya dan fasilitas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB VII. PENUTUP

 

Semangat  dan  penjiwaan  dari  ungkapan  peningkatan  mutu  berkelanjutan telah mewarnai perjalanan sejarah, implementasi, dan pengembangan   Sistem  Penjaminan   Mutu  di  UNMUHA.  Kebersediaan   menerima masukan yang konstruktif dan kritik yang membangun dari semua unit di lingkungan UNMUHA, merupakan  modal untuk berani  melakukan  evaluasi  diri yang terkadang  terasa pahit dan selanjutnya  berani melakukan  perbaikan  dan bahkan pengembangan sistem,  perilaku,  dan budaya  penjaminan  mutu  di UNMUHA.  Keberadaan  keluarga auditor internal yang berjumlah sekitar 12 orang yang secara berkala bertemu dalam  forum  kegiatan  penyegaran  dan  peningkatan  mutu  auditor.  Selain  itu, interaksi dengan para penggiat penjaminan mutu internal perguruan tinggi dalam forum SPMI Dikti dan BAN PT, juga selalu menambah percaya diri dan semangat  untuk bersikap dewasa dan bertindak dengan landasan sebagai agen perubahan secara internal dan eksternal, baik dalam skala nasional maupun internasional.

Demikianlah ungkapan penutup yang mudah-mudahan  melengkapi isi buku ini. Sekali lagi kami akan selalu bersikap terbuka untuk mendapatkan koreksi dan saran perbaikan dari para pembaca.

Permanent link to this article: http://bpm.unmuha.ac.id/about-bpm/profil/